Как да планирате конферентен разговор. В корпоративния свят срещите са важна част от комуникацията. Един от начините за провеждане на срещи, в които участниците могат да бъдат в различни офиси или дори в различни части на света, е чрез планиране на конферентен разговор. Въпреки че конферентните разговори могат да бъдат удобен начин за комуникация, има няколко стъпки, които трябва да предприемете, за да планирате успешно. Следвайте тези съвети, за да планирате конферентен разговор.
Решете за дата и час за конферентния си разговор. Не забравяйте да вземете предвид участниците, които живеят в различни часови зони, когато планират времето.Не искате да планирате конферентен разговор за известно време преди или след като колегите ви обикновено са в офиса.
Подредете номера за конферентен разговор от конферентен център на вашата компания или се свържете с онлайн доставчик, който улеснява конферентните разговори. Това често включва създаването и отчитането и плащането на малка такса, но това е удобен вариант, ако вашата компания не предлага конферентни услуги.
Изготвяне на искане за среща, в което се посочват датата, часа и предложената тема. Това трябва да бъде изпратено по имейл до участниците в конферентен разговор няколко седмици преди време, за да им даде достатъчно време, за да приспособи конферентния ви разговор. Уверете се, че сте включили конкретни инструкции за набиране и всички ПИН номера, от които участниците ще трябва да имат достъп до повикването.
Създайте дневен ред за конферентния разговор. Вашият дневен ред трябва да обхваща това, което бихте желали да постигнете в конференцията, какви резултати ще са необходими след поканата и кои участници ще бъдат отговорни за следващите стъпки.
Изпратете дневния ред и всяка допълнителна информация, която участниците ще трябва да прегледат няколко дни преди поканата. Може да включите електронни таблици или отчети, които предоставят фон за темата, която планирате да адресирате.
Следвайте лично всички участници, на които не сте получили потвърждение от деня преди конферентния разговор. Телефонното обаждане е най-доброто в този случай, тъй като участникът може да не е получил имейла ви с искането за среща.
