Проверката и фотокопирането на карта за социално осигуряване на нов служител, вместо просто да се записва номерът, е добра бизнес практика. Тя може да помогне за предотвратяване на грешки, като например издаването на W-2 заплати и данъчни декларации с неправилни номера на социалното осигуряване. Ако това се случи, коригирайте грешката в записите си и издайте нов формуляр W-2 на служителя си.
Правилно и повторно отпечатване
Веднага щом грешката бъде открита, въведете правилния номер в записа на работната заплата на служителя, за да се уверите, че той не се повтори отново. След това коригирайте грешката и препечатайте нов формуляр W-2 за администрацията за социална сигурност и служителя. Уведомете служителя си, че тъй като грешката не засяга информацията за доходите, той няма да трябва да подава изменена данъчна декларация.
Попълнете формуляр W-2C
Ако вече сте подали формуляр W-2 на служителя, трябва да подадете изменен формуляр W-2C в администрацията за социална сигурност. Попълнете само горния раздел, ако цялата оставаща информация във формуляра е вярна. Въведете фирменото си име и информация за контакт в поле А, вашият федерален идентификационен номер на работодателя в поле Б и данъчната година в клетка В. Въведете правилния SSN на служителя в клетка Г. Поставете отметка в клетка E, за да посочите номера, който сте въвели, коригиран номер и въведете неправилния номер - номерът, който първоначално сте докладвали - в поле F.
