Хората и предприятията имат разнообразни възможности за избор, когато става въпрос за оборудване за подаване. Някои опции предлагат високи нива на сигурност, докато други могат да приемат висока плътност на файловете. Количеството пространство, което имате, чувствителността на файловете и предпочитанията ви за физически или електронни записи влияят на избора ви на оборудване за подаване.
Оборудване за физическо подаване
Шкафове
Най- картотека е офис скоба. Стандартно са четири чекмеджета, позволяващи архивиране на файловете. Според Смеад, компания за управление на документи, шкафовете за картотекиране са полезни, ако имате нужда да съхранявате документите сигурни. Тъй като тези шкафове могат да бъдат заключени, компанията може ограничаване на достъпа до чувствителни файлове като същевременно позволява на служителите и посетителите да влизат в стаята.
От всички опции за физическо оборудване за подаване, шкафовете обикновено са Най-скъпият и имат най-много ограничен капацитет, Смеад отбелязва, че шкаф с четири чекмеджета, който заема площ от 6 метра, може да побере приблизително 8,448 папки.
Отворете рафтове
Алтернатива на картотеките е отворени рафтове. Единиците са подобни на отворените библиотеки и са специално проектирани за височина и ширина на папките. Дизайнът позволява на потребителите лесен достъп до файловете и може да бъде и едно от двете стационарен или да бъде Подвижен ако ролките са прикрепени към дъното.
Отворените стелажи спестяват пространство и пари. Smead отбелязва, че оборудването за подаване на рафтове обикновено е три пъти по-евтини от картотеките. В сравнение с шкаф с четири чекмеджета, седемстепенната отворена система за стелажи има 80% повече капацитет, Мобилните стелажи могат да бъдат поставени в по-голяма плътност и предлагат 405% повече капацитет от шкафовете.
Съвети
-
Освен оборудването за подаване, ще ви е необходимо припаси като файлови папки, етикети и крайни раздели, за да може дадена физическа система да функционира правилно.
Оборудване за цифрово подаване
Външни устройства
Удобно е да използвате вътрешен твърд диск на компютъра, за да съхранявате файлове, но рискувате да загубите информацията си, ако твърдият диск е повреден или физически повреден. За да се намали този риск, потребителите могат да искат да архивират данни на външно устройство. PC World препоръчва да архивирате критични файлове към външен твърд диск и използване на a палец карам за прехвърляне на файлове, ако е необходимо.
Съвети
-
Потребителите могат също така да архивират данни в услуга, базирана на облак от сървъри, като Google Диск или Dropbox, което не изисква никакво допълнително оборудване.
Сървъри
Предприятията, които искат много страни да имат достъп до едни и същи данни, може да искат да инвестират в сървър. Сървърите действат като централно хранилище за файлове на много потребители. PC World отбелязва, че фирмите могат да приемат на сървъра многопотребителски приложения - като бази данни и системи за планиране на ресурсите на предприятието. Това улеснява много хора има достъп към същите файлове. Данните за сървъра могат да бъдат архивирани на външно устройство или облак за допълнителна сигурност.
Физически сървъри изглеждат като високопроизводителни компютри. Друга възможност е фирмите да изберат a услуга, базирана на облак - Amazon Web Services, Windows Azure и Rackspace Cloud Services са всички опции - които не изискват физически сървър.
