Факсовете са ключови документи в много отрасли, защото предоставят юридически факсимиле на подпис. Например те служат като правна документация в индустрията за внос и износ, където страните често се намират на разстояние от хиляди мили. Отрицателно за факсовете е, че те могат лесно да се изгубят или изпратят на грешното място, освен ако не предоставят конкретни инструкции на получателите. Това е мястото, където пристига корицата на факса. Листовете за покриване на факс могат да варират от ръкописни инструкции на празен лист хартия до професионално проектирани форми, пълни с фирмено лого, подробни пространства за имена, телефонни номера, квадратчета за основни детайли и място да напишете инструкции. Създаването на свой собствен покриващ лист за факс е прост процес.
Безплатни източници на факс корици
Проверете софтуера си за текстообработка, за да видите дали има безплатни шаблони на покривни листове за факс, които могат да бъдат намерени чрез търсене на шаблони във вашия компютър. Например, Microsoft Word предоставя шаблони (вж. Ресурси). Шаблоните на Microsoft, когато са отворени, могат да бъдат запазени на вашия компютър, ако използвате Microsoft Word.
Направете своя собствена корица на факса, като използвате вашата програма за текстообработка и следвайки основен формат.
Напишете своя собствена корица на факса, ако нямате удобен компютър. Това свършва работата, но няма професионална привлекателност на дигитално разработения титулен лист.
Формат на корицата на факса
Поставете думата "Fax" (Факс) или "Fax Cover Cover Sheet" (Лист за препращане на факс) с големи букви в горната част на листа. Това я идентифицира като корица, отделно от документа, който изпращате.
Изравнете оставете следните заглавия в този ред, като прескочите една от двете линии: "Дата:", "От:", "Телефон на изпращача:" и "Номер на факса за връщане:" Те идентифицират източника на факса, така че лесно да бъде забелязан ако получателят го чака. Те също така съдържат необходимата информация за връзка с изпращача.
Пропуснете две или три реда и продължете с тези заглавия: „До:“, „Факс номер“ и „Телефонен номер“: Идентифицирането на получателя гарантира, че факсът ще достигне до правилната цел. Поставянето на номера на факса на получателя улеснява въвеждането на правилния номер в факс апарата, без да носите бележки. Наличието на телефонен номер за контакт на получателя позволява на подателя да извърши бързо повикване, за да потвърди, че факсът е получен или е повреден при предаването.
Пропуснете няколко реда и добавете заглавие, което гласи: "Брой страници, включващи корица:" Посочва се, че броят на страниците включва корицата, елиминира объркването.
Прескачане на две или три реда и списък на заглавието "Тема:" Тук изпращачът може накратко да обясни прикачения документ.
Поставете заглавието "Бележки:" под "Тема", за да може подателят да напише инструкции като "Дай незабавно на г-жа Джоунс" или "Обади ми се, когато получиш това" или "Моля, провери това, подпиши и факс отново."
Съвети
-
Яснотата е най-важното качество на покриващия лист на факса. Удебелете заглавията, ако създавате листа в програма за текстообработка. Ако пишете ръката на листа, отпечатайте ясно и подчертайте заглавията.
