Нито един федерален закон не изисква от работодателите от частния сектор да позволят на настоящи или бивши служители достъп до техните лични досиета. Обикновено личните досиета на служителите в частния сектор се считат за собственост на работодателя, а някои компании използват тази обосновка, за да ограничат достъпа до файловете на служителите. Федералните и държавните служители - работниците в публичния сектор - могат да получат достъп до официалната си документация за персонала.
Файлове за персонала
Файловете за наемане на работа - понякога наричани досиета на служителите - съдържат документи като първоначалното заявление на служителя за работа, информация за спешни контакти, формуляри за право на заетост, атестиране на работата, дисциплинарни записи и записи за присъствие и надзорни и мениджърски действия за действия, обучение и трудова дейност, Примери за действия по заетостта са промоции и прекратявания. В някои случаи отделът по човешки ресурси поддържа официален файл за заетост, а надзорникът или ръководителят на служителя поддържа департаментно досие. Въпреки че и двата файла трябва да съдържат уместна информация, съдържанието може леко да се различава. Например, файлът на отдел не може да съдържа копия на всички документи и документация, които служителят завършва през първия си ден на работа, като например потвърждения за полици и формуляри W-2.
Причина за достъп
Настоящите служители искат да преразгледат досиетата си, за да гарантират, че отделът по човешките ресурси поддържа точни записи за заетостта си. Ако фирмата извършва годишни оценки на изпълнението, копия от формулярите за оценка за всяка година, през която служителят е бил нает, трябва да бъдат в досието на персонала. По същия начин, записите за присъствие трябва точно да отразяват отсъствията на служителите, независимо дали поради болест, ваканция или отсъствие. Бившите служители често искат файлове, за да получат копия от документи, които могат да използват при търсенето на бъдеща работа. Например, ако досието на бивш служител съдържа записи, отнасящи се до изпълнението и постиженията, тази информация може да бъде полезна за възстановяване на резюме или за изготвяне на списък със служебни задължения за споделяне по време на интервюта с потенциални работодатели. Бивши служители могат също да поискат копия от техния трудов файл, които да използват при подаване на жалба срещу работодател.
Политика на работодателите
Много работодатели имат политики на работното място относно освобождаването на трудовите досиета. Политиките за работното място се различават в зависимост от видовете записи, достъпни за инспекция и копиране на служителите, а някои компании определят неработните часове като единственото време, през което служителите могат да преглеждат записите на персонала. Работодателите, които имат политики по тази тема, обикновено отделят раздел в наръчника на служителите за това как да получат достъп до записите. Добре написана политика очертава стъпките, необходими за преглед на записите, до какви видове записи служителите имат достъп, когато служителите могат да видят своите записи и всички такси за фотокопиране на документи, съдържащи се в досието на служителя.
Задължение на работодателя
Съгласно федералния закон работодателите от частния сектор не трябва да предоставят копия от досиетата за заетост на настоящи или бивши служители. Решението за предоставяне на досиета се основава на фирмената политика и в някои случаи на държавното право, уреждащо достъпа до досиетата на персонала. Много работодатели обаче виждат ползата от спазването на исканията на служителите. Отказът в достъпа до трудови досиета може само да повдигне въпроси, които работодателят може да не иска да отговори. Ако работодателите поддържат досиета на персонала, които съдържат точна информация, която преди това е била предоставена на служителите, не трябва да се поставя въпросът дали информацията може да бъде предоставена след напускането на служителя от компанията. В добра воля много работодатели осигуряват достъп на служителите до досиетата на персонала. Тази практика показва прозрачност по отношение на политиките и записите по заетостта.
Законите за достъп до федералните служители достъп до трудовите досиета са част от Федералния закон за поверителност от 1974 г.; Службата за управление на персонала в САЩ е агенцията, която по принцип отговаря за кадровите регистри на федералните служители. Отделните държави обработват заявките на служителите за достъп до документацията за персонала.
Държавни закони
Някои държави имат закони, които позволяват достъп на служителите до досиетата на персонала. Други държави мълчат дали настоящите и бившите служители могат да преглеждат или фотокопират материалите на персонала. В повечето случаи служителите - настоящи или бивши - които са участвали в разследвания на работното място, не могат да разгледат записи за разследвания. Тези записи не трябва да се поддържат в досието по заетостта. Те трябва да останат под надзора на отдел „Човешки ресурси“ и само служители, отговарящи за разследването, трябва да имат достъп до разследващи материали.
Ограничен достъп
Държавите, които имат закони за достъпа на служителите до досиетата на персонала, могат да изискват от служителите да подават писмено искане, а някои закони позволяват на работодателите да ограничат достъпа до определени материали. Законодателството в Калифорния например изисква от работодателите да позволят достъпа на настоящи и бивши служители до техните файлове в рамките на 21 дни от получаването на искане за служител. Работодателите, които не се съобразяват с държавния закон на Калифорния по този въпрос, подлежат на санкции, глоби и съдебни решения по граждански дела за отказ на достъп до досиетата на служителите. Мисури, от друга страна, не разполага с държавен закон, който да изисква достъп до служебното досие на служителя.
