Бизнесът използва голяма част от документацията, за да поддържа компаниите безпроблемни. Това обикновено води до по-големи приходи. Две от най-основните документи, които фирмите използват, са поръчките за продажби и фактурите. Въпреки че има някои прилики между документите (напр. И двете могат да изброяват адресите на компанията и купувача), има и големи разлики.
действие
Поръчките за продажби показват, че компанията, която предоставя стоки или услуги, трябва да предприеме действия (т.е. да завърши поръчката). Обикновено това включва намиране на продукта, опаковането му и т.н., или създаване на среща, така че услугите да могат да бъдат предоставяни. Фактурите показват, че купувачът на стоки или услуги трябва да предприеме действия. Обикновено това означава, че купувачът трябва да компенсира дружеството парично за продуктите или услугите, което може да се направи, като изпрати на компанията чек или паричен превод, прехвърляне на пари от банкова сметка или посещение на уебсайта на компанията и използване на онлайн формуляр да платите с кредитна карта.
тригер
Поръчките за продажба се задействат от поръчката за покупка на потребителя. Това е така, защото една компания не може да изброи елементите или услугите, които един човек иска, докато индивидът позволи на компанията да знае какво е желано. Фактурите се задействат при завършване на продажба или услуга. Това е така, защото фирмата не може да начисли такъв за продукти, които никога не са били доставени или за услуга, която никога не е била предоставяна.
обява
В поръчките за продажба са изброени продуктите или услугите, които потребителят желае. Това може да бъде единичен продукт / услуга или може да бъде обширен списък от множество продукти / услуги. Те често са изброени с номер на артикул / услуга и кратко описание. Фактурите посочват размера на дължимите пари за тези продукти или услуги. Фактурата може да повтори списъка на продуктите и услугите, за да покаже ясно как е получена общата дължима сума, но основната цел е да се посочи, че парите са дължими.
Дата
Поръчките за продажба показват датата, на която е обработена заявката на потребителя за продукт или услуга. Това означава, че посочената дата показва време в миналото. Фактурите посочват датата, на която се дължат парите за тези продукти или услуги. Това означава, че посочената дата показва време в бъдеще.
употреба
Продажните поръчки се използват за одобряване, проследяване и обработка на завършването на поръчка. Например, след като поръчката е получена от купувача, ако има някакви грешки, като липсващи артикули / услуги, неправилни артикули / услуги и т.н., купувачът може да се свърже с компанията, за да преразгледа поръчката и да я коригира. Фактурите се използват за съобщаване, че поръчката е завършена. До този момент стоките / услугите са доставени или предоставени, така че индивидът не може да прави промени.
