За да се дефинира администрирането на договора в най-простия смисъл, това е задачата да се гарантира, че всеки изпълнител изпълнява работата си според условията и уговорките, записани в договора. Наличието на надзор за улов на отклонения и неизпълнени условия, тъй като те се случват, означава, че проектът или лицето е по-вероятно да бъде успешен в изпълнението на договора, за да коригира проблемите или пропуските дълго след това, а не скоро след изтичането им. Големите умения за администриране на договорите са безценни в компании, които наемат редовно изпълнители.
Какво е договорната процедура?
При създаването на договор започва седемстепенен процес. Всичките седем от тези етапи попадат под чадъра на управлението на договорите, а администрацията по договорите не е достигнала до пълно кипене до около стъпка пет. Ръководител на договор може да бъде нает, за да наблюдава договора, и тяхната роля започва веднага щом започне разговор с договор. Но с всеки голям екип за надзор на договор, мениджър и администратор може да работи в тандем през всичките седем етапа.
Първата стъпка е да знаем каква ще бъде целта на договора. Какви са рисковете и очакванията? Какви са нуждите и продължителността? Защо е необходим договорът?
Втората стъпка е в създаването на договора. Правният екип трябва да бъде на борда, за да се гарантира, че не остават неясноти, тъй като липсата на яснота може да остави даден договор уязвим за неизпълнение или недостатъчно изпълнение.
Третата стъпка е, когато преговорите се случват. Втората страна получава договора и се възползва от възможността да реши всички въпроси, които те могат да имат, или да премахне всичко, което те възприемат като нереалистични или несправедливи. За да избегнете трудни преговори по договора, е разумно да сключите договора след известно съобщение, за да разберете очакванията на другата страна. След като започнат преговорите и се осъществи обменът на „да / вземе“, той се нарича „предефиниране“ и може да се усложни, ако екипът не е на върха на промените. Използването на софтуер за управление на договорите може да направи този, както и административен надзор, много по-лесен процес. Има няколко десетки добре препоръчани софтуерни системи за управление, които могат да направят договора по-лесен, в зависимост от вашите нужди.
Одобрение идва в стъпка четвърта. За по-големите компании може да има процес на одит или заседание на съвета, което е необходимо за сключване на договора и получаване на одобрение. Софтуерът за управление може да опрости това, като има възможност за одобрение в реално време от онези, които имат право да го дадат.
Петата стъпка е всичко за подписването на пунктираната линия. Изпълнението на договора означава получаване на подписи и окончателни споразумения. Може да се изискват запознанства и свидетели. Правно обвързващите електронни подписи са полезни тук, когато партиите не са в един и същи град или държава. Администраторът гарантира, че всеки е на път да завърши процеса на изпълнение, преди да пристигнат крайните срокове за подписване.
След приемането и изпълнението на договора може да има нужда от изменения и ревизии, тъй като се изпълняват проекти и задачи. Управлението им може да бъде част от ролята на администратора на договора и може да бъде опростено чрез програми за управление на договорите. Да бъдем в крак с промените и промените е шестият етап от договора.
Администраторът по договора сега е начело и е в центъра на отговорностите, тъй като идва седмият етап от процеса на сключване на договори. Трябва да има крайъгълни камъни по пътя, по които администраторът да наблюдава напредъка и успеха на договорените услуги. Редовните одити означават улов на недостатъци или оползотворяване на възможности, които могат да възникнат по пътя. Трябва да има напомняния и сигнали за неща като етапите на подновяване и завършване, които трябва да бъдат съобщени на всички ръководства на по-горно ниво, които трябва да бъдат информирани за напредъка по договора. Администраторът и договорният мениджър трябва да бъдат комуникативни и проактивни, за да се избегнат пропуски или крайни дати, преминаващи без действие.
Какви са функциите по администриране на договора?
За тази работа има много повече от това, което се среща. За да бъде страхотно в администрирането на договорите, това означава да работим добре с ръководители и персонал на всички нива. Да бъдеш добър комуникатор може да означава да помогнеш да се създадат по-ефективни договори и да се гарантират нуждите и желанията на всички. За тази цел те трябва да бъдат плавни при осъществяване на връзка както вътрешно, така и външно. Това може да изисква способност за работа с международни партии и почти със сигурност ще изисква работа с юридическите екипи и екипите по обществените поръчки.
Преговорните умения на администратора на договора няма да бъдат спорни. Те ще използват разбирането и прозренията, за да постигнат ценообразуване, условия за изпълнение и условия, докато са монитор на залата, който гарантира, че всички те са изпълнени с напредването на времето. Те също така ще бъдат уверени анализатори на риска, които ще могат да установят дали измененията или ревизиите могат да противоречат на най-добрите интереси на тяхната компания.
Администраторите по договора трябва да са добри не само при разрешаването на конфликти, но и да ги откриват, преди да ескалират. Това може да означава работа за създаване на ясен език и правила, които могат да се прилагат за бъдещи договори или дори за настоящи, за разрешаване или избягване на проблеми.
Изисква се докладване за напредъка на ръководството и други важни участници, дори ако нещата вървят гладко, тъй като много други аспекти на бизнеса могат да бъдат засегнати от успех или хълцане в договора.
И накрая, те ще следят паричния поток, за да гарантират, че плащанията и другите договорни плащания се извършват правилно и по график и че те са получени от съответните страни.
Кариери в администрацията на договорите
Администрацията по договорите е все по-голяма област, като Бюрото по трудова статистика предлага възможностите за работа да нараснат с 10% между 2016 и 2026 г., което е по-висока от тази в повечето кариери. Като се има предвид колко е успехът на договора, това е работа, която изисква висше образование, като минимум е бакалавърска степен, съчетана с голяма част от свързания с договора опит на работното място или магистърска степен по бизнес администрация със свързани степени по счетоводство, икономика и математика. Законовата степен също често е подходяща за тази кариера.
Индустрии, които изискват администратори на договори, са широко разпространени. Строителството е огромна област за управление на договорите и администрация, а кандидатите могат да се възползват от инженерно или архитектурно образование в допълнение към бизнес степен. Спортът е чудесно административно подразделение, като всеки от доставчиците на храни до играчите трябва да има договор. Всеки вид производствена или инженерингова компания ще се нуждае от стабилна ръка с договори. Образователните институции, като колежите и училищата, постоянно се занимават с договори от всякакъв вид, както правителствените предприятия. Специалистите по човешки ресурси също редовно се занимават с администрирането и управлението на договорите.
Необходими умения на всеки администратор на договор
Може да има правен екип, който да участва в създаването на договори, но работата на администратора е да подкрепя всички нива на договорния процес. В резултат на това те трябва да притежават изключителни писмени и устни езикови умения. Реалността на договорите е, че дори неуместната запетая може драматично да промени значението на една линия, което би могло да доведе до сериозен удар с нея. Това означава, че техните умения за четене трябва да бъдат на върха.
Надзорът на администратора ще бъде от полза от внимателно внимание към детайла - те са човек, който вероятно забелязва грешки в менюто на ресторанта. Те също така забелязват качеството на работата и могат лесно да забележат несъответствията.
Администраторът на договора трябва да има доказани лидерски умения, но и да бъде солиден екипен играч. Тези екипно-способности и управленски тенденции ще им служат добре, когато дойде време за изготвяне на доклади, преговори между партии и отдели и завършване на надзора на изпълнението на договора.
Ако това са умения, които притежавате и обичате идеята за предизвикателна кариера в една нарастваща област, администрирането на договор може да бъде кариерата за вас.
Бюрото по трудова статистика включва администратори по договорите под ръководството на административни служители и посочва, че средният доход за тези административни роли за 2017 г. е 94,020 долара.
