Когато фирмите определят необходимостта от придобиване на материали или извършване на ремонтни дейности, агентът по закупуването или собственикът ще поиска оферта - или оценка на разходите за доставки и / или конкретен обхват на работа. Обикновено собственикът или агентът искат оферта от няколко конкурентни компании, за да намерят най-добрия доставчик. Когато бъде избран спечелилият изпълнител, професионално е да се уведомят неуспешните кандидати за вашите намерения. Имайте предвид, че може да искате продавачите да наддават за бъдещите ви проекти.
Заден план
Първият процес за получаване на оферта, известен професионално като искане за оферта (RFQ), е да очертае обхвата на работата. Тъй като агентът по закупуването преглежда и отхвърля подадените оферти, ще трябва да знаете точно каква работа трябва да се извърши и какъв е очакваният резултат, така че информацията може да бъде препратена към изпращащата компания.
Собственикът или купувачът също ще иска да има предвид идеята за това какво ще струва проектът. Ако изследвате и прецените, че ремонтът на покрива на окръжния затвор трябва да струва под $ 350,000, а офертите се връщат на над $ 500,000 - трябва да прегледате подробностите. Може да имате нереалистичен бюджет или компаниите, които наддават, могат просто да бъдат надценени.
Писмото за отхвърляне
Ако офертите са твърде високи, изключете ги. Като помните, че в бъдеще може да искате да правите бизнес с тези компании, не искате да ги оставяте да се чудят. Професионално и учтиво е да изпратите писмо за отхвърляне на стандартен формуляр.
Искане за повторно наддаване
Възможно е да има моменти, в които е подадено предложение, което е изключено. Може би търговският представител или изпълнител не е разбрал обхвата на работата или може би сте решили да елиминирате част от работата. Изпратете подходящо писмо с искане за повторно предложение. Във вашия документ, предлагайте предложения, разяснения или изменения на участника в търга.
Отхвърляне на всички
Понякога е възможно всички оферти да са твърде високи. Когато това се случи, трябва да изпратите писмо до всички участници, които ги уведомяват, че всички котировки се отхвърлят и да ги уведомите за дата, когато ще бъдат приети нови заявки.
Елиминиране поради спецификация
Някои компании, особено организации с нестопанска цел, трябва да се придържат към много подробен процес на предложение. Университетът в Тенеси например изисква от кандидатите да представят предложението си в плик, идентифициран с името, адреса, искането за номера на офертата и информацията за лицензиране на изпълнителя. Когато бъдат получени кавички, които нямат подходяща информация, както е посочено, просто върнете подаването с кратко писмо с обяснение, че процесът на подаване не е спазен правилно.
