Процедурата е като рецепта - набор от инструкции, които ясно посочват кой прави нещо, кога трябва да се направи, как се прави и какъв трябва да бъде резултатът. Избройте всяка стъпка в реда, в който трябва да бъде попълнена. Компилирайте няколко процедури в ръководство, което е организирано по описание на длъжността, отдел, функция или който и да е ред, който прави информацията най-достъпна за потребителите на ръководството. Не бъркайте политиките с процедурите. Политиките са правила или становища за позиция; процедурите са това, което хората следват, за да провеждат политики.
Елементи, от които се нуждаете
-
Съществуваща документация, която може да е ресурсен материал
-
Специалисти по предмет, които знаят как да изпълняват процедурите
Решете кои процедури да документирате. Два метода за избор на съдържанието на ръководството са да изследват потенциалните ръчни потребители, за да разберат кои задачи се нуждаят от изясняване или повече информация, или може да предпочетете да съставите списък с оперативни проблеми, които бихте могли да решите с ясно определени процедури.
Събирам информация. Човек, който вече изпълнява задачата, е най-добрият ви ресурс, освен ако не създавате процедури от нулата. Гледайте лицето, което изпълнява задачата и си водете бележки, или помолете лицето да запише за вас всички стъпки, включени в задачата, както и всички съвети или предупреждения, научени чрез опит.
Установете оформлението на ръководството. Формат с две колони прави процедурите ясни и лесни за четене. Напишете всяка страница с името на процедурата и поставете под заглавието списък или параграф от всички факти, които не попадат в една стъпка, като честотата на провеждане на процедурата и съветите или предупрежденията. Процедурата трябва да следва след това в таблица с две колони.
Напишете груб чертеж. В лявата колона посочете лицето, отговорно за процедурата. В дясната колона посочете по ред стъпките, които човек изпълнява. Ако процедурата включва множество хора, всички те трябва да могат ясно да видят къде се вписват в процеса и какво трябва да направят.
Тествайте процедурите. Нека някой не е запознат с процедурите, за да ги следва от проекта. Важно е да се използва някой неопитен, така че човекът няма да приема обичайни преки пътища или блясък върху неясни точки, които друг читател не би разбрал.
Преразглеждане на проекта. Изяснете, добавете, изтрийте и променете стъпките, докато процедурите могат да бъдат последвани от всеки, който чете ръководството.
Публикувайте ръководството. Включете съдържание, така че читателите да могат бързо да намират процедурите. Добавете речник, който определя всяка терминология, която е необичайна или специфична за вашата индустрия.
Съвети
-
Не използвайте елегантни варианти на думи, за да оживите писането. "Джаджа" е приспособление всеки път, а не "елемент" или "устройство". Постоянното описване на нещата може да се повтаря, но подобрява яснотата за читателите.
