Ако искате нещо направено правилно, напишете добра стандартна операционна процедура или SOP. Добре написан стандартен наръчник за оперативни процедури помага на компаниите да се справят ефективно и последователно, като информират служителите си за важните процедури, които трябва да се правят правилно. Поддържането на качеството и последователността чрез лесни за разбиране инструкции стъпка по стъпка също могат да осигурят ползи като увеличаване на производителността, премахване на отпадъците и намаляване на нараняванията на работното място. Ръководството за СОП може да помогне на предприятията да спазват регулациите и да подобрят обучението на служителите.
Стъпка 1: Изберете Вашите СОП
Идентифицирайте процедури, които трябва да бъдат стандартизирани, като например сглобяване на части за продукт или обработване на жалба на клиента. Фокусирайте всяка СОП върху една дейност. Пишете само за процедурите, които знаете как да правите правилно. Или намерете някой, който е квалифициран, за да ви покажат как се извършват процедурите. Съберете цялата необходима информация.
Стъпка 2: Подгответе се да напишете
Дайте на всеки СОП смислено заглавие, като „Как да сглобите Вашия продукт“ или „Как да се справим с оплакването на клиента“. Включете SOP номера или категории, ако е необходимо, като „SOP - Production - Assembly“ или „SOP - Обслужване на клиенти - обработка на жалби“ Това ще ви позволи да групирате свързаните процедури за служителите. Начертайте груби диаграми за процеси, за да потвърдите, че имате цялата информация и че тя е в правилния ред. Съсредоточете се върху служителя, който ще извърши процедурата при подготовката на вашия подход.
Стъпка 3: Стандартизирайте раздели
Очертайте своите СОП. Всяка СОП трябва да има следните раздели:
- удар с глава
- Предназначение
- Обхват
- Препратки
- Определения
- Отговорности
- процедура
- приложения
- История на редакциите
- Подписване на одобрение
Стъпка 4: Подробни процедури стъпка по стъпка
Разбийте всяка процедура стъпка по стъпка в реда, в който трябва да се направи. Започнете с основните стъпки, като “Вземете частите за продукта” или “Отговорете на телефона”. След това ги разбийте на по-малки стъпки, като “Потвърдете, че всяка част е правилна” или “Представете се и благодарете на клиента за обаждането."
Стъпка 5: Напишете всяка СОП
Пишете просто. Използвайте малки думи и кратки изречения. Първо поставете основната идея. Следвайте подробности. Използвайте глаголи за действие и активен глас. Избягвайте неяснотата и объркването. Не използвайте съкращения, акроними или жаргон.
Стъпка 6: Последователно форматирайте СОП
Всяка СОП трябва да бъде написана на същия шрифт и размер на шрифта. Разделяйте дългите параграфи на къси. Използвайте куршуми вместо дълги изречения. Добавете визуални помощни средства като блок-схеми. Маркирайте важна информация, като използвате получер шрифт или курсив.
Стъпка 7: Оценка на ефективността на всяка СОП
Проверете СОП за четливост, разбираемост и разбираемост.
- Четливост: Дали типът е достатъчно голям и лесен за четене?
- Читаемост: Инструкциите са прости? Или протоколите имат превес на сложни понятия и тъпи думи?
- Разбираемост: Научава ли читателят какво трябва да знае, за да извърши процедурата правилно?
Стъпка 8: Прегледайте, прегледайте и одобрете
Служителите, които извършват процедурите, трябва да прегледат СОП, за да потвърдят, че разбират всичко. Помолете служителите, които не са запознати с процедурите, да прочетат и СОП. Читателят не трябва да прави процедурата, за да знае как се прави. Разгледайте всеки набор от промени от едни и същи читатели, докато бъдат приети. Ръководителите, които ще отговарят за спазването на СОП, трябва да ги подпишат преди да бъдат освободени.
В бизнеса единните системи работят. Създаването на стандартно ръководство за оперативни процедури гарантира, че всеки служител следва всяка стъпка от системата по един и същи начин.
