Наличието на ръководство за политика и процедури онлайн позволява на всеки служител да вижда политики и процедури по всяко време, без да се налага да се притеснява за последните актуализации. Компанията избягва отпечатването на няколко хартиени копия, както е необходимо за различните отдели. Първата стъпка е да напишете ръководството за политика и процедура, а следващото е да създадете безплатен акаунт в Google Docs, уеб-базиран интерфейс, който позволява на член да качва документи и да ги споделя с други. След това заредете документа и задайте нива на разрешения на тези, които могат да видят документа.
Елементи, от които се нуждаете
-
Софтуер за текстообработка, инсталиран на компютър
-
интернет връзка
-
Имейл адрес
Отворете нов документ в софтуерното приложение за текстообработка. Накратко посочете какво съдържание трябва да бъде включено в ръководството за политика и процедура. Можете да разбиете ръководството по отдел и след това по задание във всеки отдел. Не забравяйте да включите информация за контакт с ключови членове на персонала, които отговарят за всеки отдел. Форматирайте и проверете документа. Запазете работата си.
Влезте в интернет и посетете google.docs.com. Създайте акаунт, като използвате определен работен имейл адрес с парола, която съдържа букви и цифри. Проверете в имейла си имейл за потвърждение от Google с информация за новия си профил и кликнете върху връзката за потвърждение в имейла, за да завършите процеса на профила.
Влезте отново в новосъздадения си профил. Кликнете върху „Качване на документ“ близо до избора на менюто отляво. Ще се появи нов прозорец с две секции в него. Лявата лента показва работния плот или файловете на твърдия ви диск, в зависимост от начина, по който сте го настроили. Използвайте иконите със стрелки в горната част на прозореца, за да се придвижите до мястото, където сте записали ръководството за правила и процедури. Кликнете върху файла с ръководството за правила и процедури, за да го покажете в полето „Име на файл“. Кликнете върху „Отвори“. Документите на Google ще ви покажат лентата на състоянието, когато качването завърши.
Кликнете върху „Назад, за да управлявате документите“. Щракнете върху празното квадратче до наскоро каченото Ръководство за правила и процедури.
Кликнете върху „Споделяне на документ“ в лентата с инструменти над ръководството. Това ще отвори друга малка кутийка, където можете да въведете имейл адресите на тези, които искате да имате разрешение да преглеждате или редактирате документа. Освен ако вашият ръководител не ви е казал по различен начин, изберете „Преглед“ в момента. Когато кликнете върху „Покани“, той ще изпрати нов имейл до тези, които сте посочили, като им дадете да знаят, че има нов документ, който могат да видят. Вече имате пълна онлайн политика и ръководство за процедурите.
Съвети
-
Можете да персонализирате настройките, като играете с нива на разрешение и уведомяване. Ако искате, Google Документи могат да информират поканените от вас всеки път, когато бъде направена промяна в документа. Това позволява на колегите ви да знаят, че има актуализирана версия, която да видите. Освен това Google Документи предоставя и връзка от главната страница, за да споделите документа си като постоянна уеб връзка, което може да улесни разпространението до по-големи количества хора и да премахне необходимостта от ежедневно актуализиране на нивата на разрешенията.
Внимание
Не споделяйте паролата за Google Документи с никой, който не искате да имате достъп, за да правите промени в профила си.
