Ръководството за политика и процедури е писмен документ, в който се описват правилата на организацията и конкретните начини, по които тя трябва да се ръководи. Това обхваща всичко - от общата визия на организацията до детайлите за обработката на входящата поща. Няколко основни идеи за ръководство за политика и процедури ще направят ръководството по-полезно за служителите.
Съберете обратна връзка от отдели
Преди да напишете официално ръководство за организация, трябва да получите обратна връзка от всички различни отдели относно тяхната политика и процедура. Дори ако няма официално ръководство за политиката и процедурите, ведомствата вероятно имат своя собствена неформална политика, бележки и разпръснати пътеводители. Ръководството за политика и процедури, освен ако не е написано за нов бизнес или организация, трябва да вземе под внимание начина, по който вече работи отделът. Въвеждането на изцяло нова политика и процедури може потенциално да забави производството поради кривата на обучение. Вместо това, помислете за ръководството за политиката и процедурата като място за консолидиране на всички неформални политики и процедури на едно място, за да се избегне объркване.
Това обаче не е абсолютно правило. Едно от предимствата на написването на ръководство за политика и процедура е, че то ви дава възможност да прегледате ефективността на работата на организацията. Когато пишете ръководството, говорете с мениджърите и служителите в различните отдели, за да видите дали някоя от политиките и процедурите, с които те работят, са тромави, трудни или непоследователни. Ако е така, може да пожелаете да проведете среща, за да обсъдите по-ефективни начини на работа, преди да завършите ръководството.
Разграничаване между политика и процедура
Политиките включват общи правила, които описват какво може или не може да се направи, и това варира от философски до конкретен. Например, една политика може да бъде „ние сме щадящи околната среда“ или „да подадем всички искания за допускане до Министерството на приемането“. Процедурите описват процесите стъпка по стъпка за провеждане на политика. При създаването на наръчник за политика и процедури, разграничават се двете от тях, като определят заглавията на политиките и процедурите на всяка от подзаглавията или списъците на всяка политика. Това ще позволи на ръководството бързо да бъде управлявано от служители, които искат да намерят конкретна информация за това как трябва да се провежда политиката.
Бъдете ясни и конкретни
Когато пишете ръководство за политика и процедури, може да се наложи често да преглеждате работата си, за да изрежете всеки жаргон, сложни изречения и неясни инструкции. Опитайте се да запазите изреченията до 15 думи или по-малко. Избягвайте изпълнения или изречения, които могат да бъдат интерпретирани на повече от един начин. Вместо да давате инструкции, като „обработвате всички фактури и изпращате формуляри на мениджъра“, опишете процедурите за обработка на фактурите и посочете името на конкретния формуляр, който да изпратите на мениджъра.
Може да поискате един или повече служители да прегледат ръководството за политика и процедури, за да проверят за части, които имат трудности при разбирането им.
Редовно преглеждайте и актуализирайте
Ръководството за политика и процедури е жив документ. За да бъде полезна, прегледайте и актуализирайте редовно, ако е необходимо. Провеждайте среща веднъж годишно, за да видите дали трябва да се направят промени в ръководството за политика и процедури. Това включва нови начини за извършване на работа, преформулиране на трудни или объркващи параграфи и начини за мозъчна атака, за да се направи ръководството по-полезно, като например чрез добавяне на повече информация или цветово кодиране на различни глави.
Избягвайте да поставяте в правилата чувствителна към времето информация като имена на контакти, телефонни номера на физически лица и URL адреси на уебсайтове. Вместо да препращате към конкретни хора или заглавия в ръководството, вижте имената на отдели. Това ще помогне да се гарантира, че ръководството за политиката и процедурите ще остане актуално по-дълго.
