Като собственик на малък бизнес искате да създадете продуктивна работна среда, която стимулира творчеството и иновациите. Малко претъпкано пространство със стари мебели и остарели компютри може да повлияе на морала на служителите и цялостното му функциониране. Ето защо е важно да се създаде модерна офис система, която поддържа вашия екип ангажиран и мотивиран. Мислете за това като за инвестиция във вашия бизнес.
Съвети
-
Офисната система е взаимосвързана мрежа от ресурси, която осигурява гладка работна среда.
Какво е Office система?
Терминът офис система има различни значения за различните хора. Като цяло, той се отнася до различните компоненти и елементи на офиса, от компютри и работно оборудване до неговото физическо оформление и атмосфера. Той също така обхваща начина, по който служителите взаимодействат и цялостната офис култура.
Без тези елементи офисът е просто стая или празно пространство. Това са хората и оборудването, които превръщат това пространство във визуално привлекателна, продуктивна среда, която се съгласува с тяхната визия и цели. В действителност, някои източници казват, че производителността е до 20% по-висока в компании с добре проектирани офис пространства _._ Служителите трябва да се чувстват сигурни и удобни на работното място и да имат достъп до качествено оборудване, за да могат да постигнат максимална ефективност.
Физическото работно пространство има пряко въздействие върху производителността и удовлетвореността от работата на вашия екип. Благополучието на служителите и работата на работното място са силно свързани. Щастливите служители ще се чувстват по-мотивирани и ще работят по-усилено, за да помогнат на организацията да расте и да постигне целите си. Това ще доведе до по-щастливи клиенти и по-високо качество на услугите.
Подобряване на информационния поток
Функционалната офис система ще гарантира, че вашите служители имат достъп до знанията, от които се нуждаят, когато имат нужда от тях. Затова е важно да им предоставите съвременни компютърни системи, софтуер и оборудване, които помагат за улесняване на потока от информация. Помислете за инвестиране в инструменти за екипно сътрудничество като Slack и Asana, VoIP системи, офис софтуер, Ethernet и софтуер за управление на проекти.
С тези ресурси екипът ви ще има достъп до данни в реално време и може да комуникира по-ефективно. Служителите, които пътуват или работят от разстояние, ще могат да споделят файлове в движение, да разговарят с колегите си в мрежата и да обменят информация бързо. Някои инструменти, като софтуер за управление на проекти, могат да опростят отнемащи време задачи, да подобрят сътрудничеството и да генерират отчети с ценни идеи за проектите, на които работите.
Помислете за Наемане на Office Manager
Като собственик на бизнес, може да не разполагате с време или опит, необходими за осигуряване на правилното функциониране на офисната система. Предпочитате да се съсредоточите върху основните аспекти на вашия бизнес, като придобиване на нови клиенти или разширяване на операциите ви. В този случай, помислете за наемане на офис мениджър. Той ще се погрижи вашият офис да работи безпроблемно, да организира неговото оформление, да планира срещи и да определи какъв софтуер и друго оборудване се нуждае от екипа ви.
Функциите на офис мениджъра зависят от индустрията и вида бизнес. Човек, който работи за адвокатска кантора, например, ще има различни отговорности, отколкото един, нает от творческа агенция или изследователска компания. Като цяло офис мениджърите отговарят за:
- Завършване на административни задачи
- Надзор на служителите
- Организиране на събития, срещи и конференции
- Закупуване на бизнес софтуер, офис консумативи и оборудване
- Управление на бюджета на офиса
- Осигуряване на съответствие на служителите с политиките за здраве и безопасност
- Подготовка на отчети
- Анализ на потреблението на енергия
- Поддържане на запасите на склад
- Поддържане на състоянието на офиса
- Идентифициране на неефективността и областите на подобрение
- Решаване на конфликти и задаване на задачи
Освен това, тези специалисти могат да обяснят офис технологиите и управленските практики на вашия екип, да осигурят обучение и да изпълняват общи ИТ задачи. Някои дори могат да се справят със заплатите и счетоводството. Основната им роля е да осигурят безпроблемното функциониране на вашия офис.
Създайте позитивна офис култура
Освен че инвестират в качествено оборудване и спазват практиките за безопасност и здраве, е важно да създадете позитивна офис култура. Вашите служители са най-ценните Ви активи, така че трябва да осигурите работна среда, в която да се насладите на прекарване на времето. Културата на компанията е ключов компонент на една ефективна офис система.
Съсредоточете се върху създаването на атмосфера, в която хората се чувстват ангажирани и мотивирани. Отделете време да слушате какво трябва да кажат и да изискват редовно обратната връзка. Те могат да излязат с нови идеи и предложения как да намалят оперативните разходи, да привлекат повече клиенти или да направят нещата по-добри и по-бързи. Насърчете ги да изразят мнението си и да ви кажат какво трябва да работят по-ефективно.
Обикновените неща като предоставяне на безплатно кафе, преминаване към ергономични бюра и съвместното празнуване на малки постижения могат да направят дълъг път към удовлетворението и производителността на служителите. Всъщност организациите с ангажирани служители докладват a с 202% по-висока производителност от тези без тях. Добре проектираната офис система може да е точно това, от което се нуждаете, за да развиете бизнеса си и да спечелите конкурентно предимство.
