Писмо за бизнес заявка може да бъде ефективен начин да поискате плащане, да потърсите котировки или оценки или да поискате информация. Професионално написаните писма са специфични, детайлни и точни. Те също така предоставят цялата информация, която получателят трябва да изпълни своевременно и точно.
Използвайте професионално форматиране и език
Писмото за бизнес заявка трябва да бъде написано на бланките на фирмата и да идва от лицето или отдела, който прави искането. Например, писмо до кандидат за потенциална работа, искащо допълнителна информация, трябва да идва от ръководителя на човешките ресурси или наемането на работа, докато писмото за искане за проби на продукти трябва да идва от ръководителя на отдел за покупки. Следвайте традиционното форматиране на бизнес писма и използвайте официален език, за да предадете професионален имидж. Например, „Уважаема госпожице Смит.”
Отиди до точката
Напишете отвор, който казва на читателя какво ви трябва веднага. Например, „Вашата сметка е с изтекъл срок от 90 дни и изисква незабавни действия“, или „Вашето резюме е впечатляващо и бих искал да видя препоръчителни писма, както и вашите преписи от колежа“. излишна информация, за да стигнете до вашата гледна точка.
Бъдете специфични
Предоставете цялата информация, която получателят трябва да изпълни, като например справка за поръчка за покупка или номера на сметки или копия на договори или правила. Препратките към приложенията или прикачените файлове в тялото на Вашето писмо. Например „Както ще видите в приложеното копие на първоначалното ни споразумение, доставката на продукти е насрочена за първия понеделник на всеки месец. Това е искане за промяна на тази дата до третия понеделник на всеки месец."
Направете заявка
Посочете точно какво искате да се случи по-нататък, така че няма място за неразбиране от страна на получателя. Например, „Вашата фактура трябва да бъде изплатена изцяло до 15 юни 2015 г. или ние ще бъдем принудени да прекратим Вашата услуга.“ Улеснявайте спазването на изискванията, като прикрепите един саморъчен пощенски плик, връзка към страницата за опции за плащане на уебсайта на фирмата ви., етикет за кореспонденция или пълен пощенски адрес.
Писма за искане по имейл
Въпреки че същият основен подход се отнася и за електронната поща, както и за обикновените писма, има няколко разлики. Използвайте логото на компанията и електронния подпис и поддържайте всички формални формалности за писане на бизнес писма. Също така поискайте обратна разписка, за да проверите дали получателят е получил вашата кореспонденция.
Съхранявайте записи
Отпечатайте копие от писмата си за искане за собствена препратка. Това е особено важно, ако пишете колекционни писма. В случай, че дълг трябва да бъде предаден на агенция за събиране или адвокат, ще имате следа от хартиен носител, посочващ какво сте направили за събиране на дълга до момента.
