Организацията на ползите отнема много време, но това е много удовлетворяващо постижение, когато ползата е успешна. Но преди да планирате нещо, определете вида полза, която ще организирате. Ако правите аукцион без звук, ще ви трябват подарени творби; ако това е събитие, свързано с музиката, някой трябва да се свърже с местните изпълнители, които обикновено се записват от два до три месеца предварително. Всеки избор повдига различни логистични въпроси.
Предварително планиране
Определете колко доброволци са необходими. Числата се размножават експоненциално, ако планирате гала вечеря с изискани ястия и напитки, които трябва да бъдат настроени, обслужвани и разрушени отново.
Изберете място. Вземете под внимание фактори, които влияят на посещаемостта - като близост до обществения транспорт. Направете кратък списък от три или четири избора.
Определете колко пари ще бъдат набрани и как ще бъде постигната целта.
Делегиране на детайлите
Вземете ангажименти от избраното място и всички участващи изпълнители. Колкото по-сложно е събитието, толкова по-напред трябва да планирате; два до шест месеца е норма.
Наемайте комитет от приятели, колеги и бизнес познати, за да се справите с различни аспекти на събитието. Планирайте ежеседмичните срещи, за да следите планирането и да отстранявате всякакви проблеми в последната минута.
Потърсете спонсори, за да подпомогнете усвояването на разходите, свързани с ползата, от наградите на вратите до системите за храна и ПА. Повечето спонсори ще обменят услуги в замяна на промоция.
Опитайте се да уредите комисията, спонсора и състезанието в рамките на първите няколко месеца от организирането. Започнете да търсите доброволци.
Получаване на думата
Подхождайте към контактите с пресата, за да направите предварителна история за ползата. Ако мястото не е на разположение, бъдете готови да изпратите съобщение за пресата от половин страница, очертаващо подробностите. Проверете в дистанционно предаване на живо от сайта на събитието с местната радиостанция.
Подгответе подходящи материали за показване, включително листовки, листовки и плакати, за доброволците, които трябва да се раздадат или поставят. Уверете се, че знаят къде да поставят летателни и плакати.
Поставете уебсайт, за да отговорите на въпроси относно ползата. Включете основните спонсори, състава на събитията и дейностите и как ще се събере набирането на средства.
Отразяване на успеха
Седнете с вашата комисия след събитието, за да обсъдите какво е работило или не. Продължете със спонсорите си и получете обратна връзка.
Изпращайте карти или резюме до благодарности.
Публикувайте фините детайли на уебсайта, включително колко пари са били събрани, как бенефициентът е изтърпял и - ако сте създали текущо събитие - подробности, които бъдещите доброволци и спонсори трябва да знаят в подготовката за следващата година.
