Оправданията за единствения източник (SSJs) са изискване в повечето институции, където закупуването на стоки (доставки, оборудване, услуги и т.н.) над определен паричен праг изисква многофакторно обяснение защо въпросните артикули могат да идват само от един източник. Мнозина смятат, че писането на SSJ е тромаво и не разбират защо обяснението, че това е елементът, който искат да закупят, е достатъчно оправдание. Отделът за покупки обаче трябва да има основателни причини, поради които тези артикули не могат да бъдат закупени чрез пълна и открита конкуренция, при която всеки продавач, който е способен да предложи оферта за поръчката. Докато повечето институции имат свои собствени шаблони за искане на подходящо SSJ, тази статия описва основните стъпки, наследени при обосноваване на всички такива заявки за покупка.
Дайте заглавие на документа за текстообработка като единствен източник на обосновка за конкретния номер на поръчка за покупка, ако е приложимо, и избройте всички институционални номера на правилата за това, защо е необходим единствен източник за тази заявка.
Опишете конкретните употреби на изделието. Посочете конкретно за какво ще бъде въпросът и какво ще направи. Включете тук всички номера на проекти и заглавия, които въпросният материал ще подкрепи.
Посочете отличителните характеристики на изделието и защо това е единственото, което ще изпълни изискванията. Това може да включва добавяне към съществуваща система или подмяна на съществуваща система. Тук могат да се прилагат авторски права и търговски марки в зависимост от ситуацията.
Обяснете какво ще се случи, ако вместо това бъде доставен друг, неравноправен елемент. Включете всички закъснения в обучението, промяна на стандартните оперативни процедури и т.н., които биха стрували на институцията време, средства и цялостно завършване на проектите.
Очертайте извършената работа, за да определите какви други подобни продукти се предлагат от други доставчици и защо тези артикули не отговарят на изискванията, посочени в предходните стъпки. Това може да се наложи изрично да включва: имена на компании, информация за контакт и в някои случаи валидни кавички.
Включете името, заглавието и информацията за контакт на основния контакт за SSJ (това не е задължително да е лицето, което го е написало) и да включват копие заедно с поръчката.
Съвети
-
Винаги следвайте предложената институционална схема за SSJ, ако такъв е наличен, тъй като това е най-сигурен начин за получаване на одобрение. Говорете с други, които са написали SSJ, и помолете да видите техните примери за успешни заявления. По същия начин, след като имате успешно представяне, съхранявайте този документ на сигурно място и основавайте всички бъдещи документи на това. Очевидно е важно да се предостави възможно най-много информация относно заявените предмети; колкото по-малко време трябва да похарчи закупуването, за да се върне и да зададе въпроси на автора на SSJ, толкова по-малко време ще отнеме, за да получим стоките.
Внимание
Процесът на закупуване става все по-строг и SSJ стават все по-сложни и тежки. Вземете този процес сериозно и покажете уважение към процедурите и се надявайте на най-доброто.
