Провеждането на семинар по конкретна тема може да научи хората нещо ново, да превъзпитае хората за нещо, което те вече познават, и да въведат напредък във вашата индустрия. Но провеждането на семинар може да бъде скъпо. Съществуват редица решения, които ще трябва да направите, за да знаете колко пари за бюджета за вашия семинар и редица фактори ще повлияят на общите разходи.
Елементи, от които се нуждаете
-
Бюджет на семинара
-
Оценка на присъстващите
-
Списък на доставчиците
-
Предходен план за бюджета на семинара
Започнете да изготвяте бюджетен план за вашия семинар, като определите колко пари трябва да похарчите за него. Ако вашата организация е определила определена сума за събитието, ще трябва да знаете какво е то. Ако планирате да таксувате за семинара с надеждата да се счупите, ще определите колко да таксувате въз основа на броя на очакваните участници и общата прогнозна стойност на събитието.
Определете общата стойност на събитието, като съставите списък на елементите, необходими за провеждане на семинара. Включете такива неща като цената на наемане на съоръжение, ако нямате налично място, разходите за наемане на аудио-визуално оборудване за водещите, цената на водещите, ако се заплащат, цената на всякакви печатни материали и химикалки и разходите за наемане на маси и столове, ако планирате да направите това.
Поискайте бюджетен план от предишен семинар, който вашата организация е провела, за да получите представа колко е платила за всеки един от тези елементи. Също така ще искате да получите списък с препоръчани доставчици, които вашата организация е използвала в миналото. Ако вашата организация не може да препоръча доставчици, свържете се с местната търговска камара или с други организации, с които имате добри отношения, и попитайте дали могат да препоръчат доставчици. Обадете се на доставчиците, които възнамерявате да използвате и поискате оценки, въз основа на броя участници, които планирате да имате на семинара.
Следете прогнозите на доставчиците, като създадете формуляр на компютъра си. Направете раздел за всеки елемент, от който се нуждаете. Например, направете раздел с надпис „аудио-визуално“ и напишете в компанията и приблизителната цена. Ако получавате котировки от две компании, включете ги и двете им цени. Направете това за всеки елемент от списъка и общите суми. Ако имате различни цени от подобни доставчици, започнете с добавянето на сумата на продавача, която предпочитате, и преминете към по-евтиния доставчик, ако общата сума се окаже твърде скъпа.
Сравнете общата прогнозна стойност на вашия семинар със сумата, която е планирала вашата компания, за да видите дали е приемливо. Ако разходите са прекалено големи, помислете за таксуване на участниците за участие в семинара. Разделете цената на семинара или цената на семинара извън бюджета, с броя на очакваните участници, за да определите колко трябва да начислявате на хората.
