В днешния свят можете да общувате професионално с няколко метода. Важно е да знаете правилата за коректна бизнес кореспонденция за писма, имейли и поздравителни картички. Малките грешки могат да направят разликата между впечатляването на човека, който получава вашата кореспонденция, и да го наруши. Също така е полезно да знаете кога ще е достатъчен имейл в сравнение с напечатано писмо или ръкописна бележка.
Традиционни букви
Отпечатайте традиционните букви на бланка, използвайки по-тежка или текстурирана стока. Бланката трябва да съдържа името, адреса, телефонния номер и имейл адреса на подателя. Ако бланката не е налична или писмото е лично, в горния ляв ъгъл трябва да се появи съответното заглавие за лицето или лицата, които изпращат писмото. Например, ако вие и вашият съпруг изпращате писмо с жалба до фирма, включете следното:
Г-н и г-жа Джон А. Доу 123 Main St. Anywhere, САЩ 555-555-5555 [email protected]
След това посочете получателя на вашата кореспонденция и адреса на лявото поле. Името и адресът трябва да бъдат официални, включително заглавията и наименованията му.
Датата е следващата във формат написан, например: 23 юни, 2010. Под датата, включвайте ред, в който се посочва предметът на писмото, като използвате формата „RE: (референция)“.
Поздравът е следващ и трябва да отразява връзката ви с партията. Ако сте на първо име, поздравете я с "Уважаеми" и включете първото й име. Ако писмото отиде в отдел или неизвестен получател, използвайте "Уважаеми господа" или "Уважаеми господине или госпожо:" или дори "За кого може да се отнася."
Всички бизнес писма трябва да се затворят официално. Най-добрият избор за професионален край е просто „Искрено“ или „Най-добри пожелания“. Избягвайте накрайниците.
Ръкописни бележки
Ръкописна бележка е подходяща в много бизнес ситуации, като благодарности, поздравления за постиженията като дипломи, семейни раждания, промоции и съболезнования.
Пликът трябва да включва официалното име и адрес на получателя. Вашият обратен адрес трябва да се появи на гърба на плика, въпреки че той може да отиде в горния ляв ъгъл на предната част.
Картата трябва да включва познат поздрав въз основа на връзката ви. Ако сте на база на първо име, използвайте първото име. Ако не, изберете приветлив поздрав, който съответства на чувствата.
Дръжте тялото на бележката късо и напишете или отпечатайте спретнато със синьо или черно мастило. Ако нямате приличен почерк, намерете някой, който го прави.
Стига до точката. Ако казвате „Благодаря“, изберете фраза или две, които напомнят на получателя за това, за което й благодарите, но не се задълбочавайте. Ако поздравявате някого, включете какво и за каква информация сте получили. Ако ангажиментът на клиент е бил във вестника, например, клипирайте съобщението и го включете с картата или го споменете в бележката си.
Завършете бележката с „С уважение“. Подпишете писмото с официалното си име и заглавие, ако сте по-малко запознати с получателя. Ако сте по-запознати, вашето име е подходящо.
електронна поща
Имейлът представя нов обект на дебат за начина на бизнес комуникация. Първото правило е да знаете, че вашият получател приема или предпочита електронна кореспонденция.
Представете уважаван имейл профил. Вашият адрес и темата трябва да могат да бъдат идентифицирани и да отразяват вашия бизнес или професионален статус. Например, ако изпращате имейли на клиенти, то трябва да бъде "[email protected]" вместо "[email protected]."
Няма нужда от вътрешен адрес, както при традиционните букви, така че започнете с поздрава, който трябва да отразява връзката ви с получателя и да бъдете колкото се може по-формални. Общата бизнес имейл faux pas е липсата на прост поздрав, който казва на получателя, че имейлът е предназначен за него.
Не използвайте имейл, за да разрешите бизнес проблем, който трябва да се обработва лично. Избягвайте конфронтации по имейл и не забравяйте, че имейлите живеят вечно на твърди дискове и сървъри и могат да се използват в съда.
Избягвайте разнасянето на бизнес имейли. Ако трябва да включите много подробности, създайте документ за тях и го прикачете, вместо да ги поставите в тялото на имейла.
Избягвайте повече от веднъж емотикони, компютърен жаргон, удивителни знаци или въпросителни знаци и caps lock. Ако имате съмнения относно съдържанието или формата, опитайте да го отпечатате на бланки и да оцените професионализма му. Ако не изглежда професионално на хартия, не е професионално в имейл.
Направете закриването на професионалиста с „Благодаря“ или „Искрено“. Информацията за Вашия бизнес и информация за контакт трябва да бъде включена във вашия подпис за електронна поща. Подписът е сканиран или по друг начин форматиран по електронен път. Ако обикновено използвате цитат, подзаглавие или друга информация, преценете доколко е подходящо за бизнес ситуации.
