Записки често се изпращат на много хора едновременно и не са предназначени да бъдат персонализирани като бизнес писмо. Бизнес бележка е написана, за да дава инструкции или да информира аудитория. Тази аудитория може да бъде членове на вашата организация или трета страна, като клиент. Когато пишете меморандум за клиента, още по-важно е да останете професионалисти в цялата си бележка и да дадете много информация. Допълнителни материали, като например информация за вашата компания, могат да бъдат включени в бележката на клиента.
Създайте заглавието за вашето клиентско известие. Заглавните категории са To, From, Date и Subject. Секцията "До" трябва да включва всички клиенти, на които изпращате бележката. Вашето име отива в секцията От. Датата, на която изпращате бележката, трябва да бъде написана след „Дата“, а предметът на бележката трябва ясно да обясни целта, като „Допълнителна информация, необходима за проекта на уебсайт“.
Напишете първия параграф с вашия клиент. Първият параграф трябва да бъде няколко изречения, които да обяснят накратко вашата цел за бележката. Използвайки примера на проекта на уебсайта, ще обясните проекта, по който работите за клиента, защо се нуждаете от допълнителна информация и каква е тази информация. Това е резюме, така че все още не е необходимо да се включват подробности.
Напишете тялото на бележката, което обикновено е с няколко параграфа. Тук ще включите подробности за препратката на клиента. Например, можете да говорите за какъв аспект от проекта на уебсайта имате проблеми и каква конкретна информация се нуждаете от клиента.
Включете стъпките, които трябва да вземе клиентът, ако е приложимо, в заключителния параграф. Информационните бележки, като например актуализиране на клиента за нова политика на компанията, няма да се нуждаят от този раздел. В примера на проекта на уебсайта обаче трябва да обясните на клиента как предпочитате допълнителната информация да ви бъде изпратена. Ако не се изискват действия от страна на клиента, можете да дадете информация за контакт в случай, че има въпроси. Не забравяйте да му благодарите за времето си.
