Всички фирми, които наемат и поддържат служители, трябва да поддържат досие на служител или персонал за всеки служител, който наемат. Мениджърите по човешките ресурси трябва да внимават да не включват чувствителна информация в общия файл на служителите, като например медицински, финансови, наказателни или досиета за сигурност. Тези видове информация трябва да се съхраняват на сигурно място, съгласно държавния и федералния закон. Други видове нечувствителна информация следва да се съхраняват в специален файл на служителите, за да се даде възможност за преглед на служителите или да се използва като доказателство при трудови спорове.
Предварителни записи за заетостта
Информацията относно комуникациите преди заетостта, описанието на позицията, копията на първоначалното заявление за работа, резюмето, бележките за интервюта, предложенията за работа, всички подписани формуляри за проверка, като четене и разбиране на наръчника на служителите, трябва да се съхраняват в досието на служителя.
Информация за заплати, заплати и данъци
Тези видове документи включват записи на времеви листове, формуляри W-4, попълнени от служителя, записи за присъствие, директни разрешения за депозит, годишни декларации W-2 и мандати за издръжка на дете, които засягат заплатите на служителя.
Оценки на изпълнението, прегледи и инциденти
Ако фирмата ви извършва периодични прегледи на работата, копие от всеки преглед относно даден служител трябва да бъде поставено в досието на служителя. Освен това в досието трябва да бъдат отбелязани всички инциденти, свързани с спорове с други служители или с ръководството, с поведенчески проблеми, с модели на отсъствие, с лоша работа и с писмени предупреждения.
Обучение и образование
Много позиции изискват предварително и продължаващо обучение, образование или сертифициране. Работодателите трябва да водят регистър на всички програми за обучение, които служителят завършва. Ако на работника или служителя е издаден сертификат за завършен курс, свързан с работата, копие трябва да се съхранява във файла.
Спешни контакти и ползи
Всички работодатели трябва да водят списък на контактите за спешни случаи за всеки служител, независимо дали работната среда е опасна. Освен това, всички ползи, свързани с позицията на служителя, трябва да бъдат записани. Обезщетенията могат да включват платен отпуск, медицинска застраховка, програми за възстановяване на разходите за обучение и друго покритие.
