Политиките и процедурите, когато са написани, дават на мениджърите и служителите насоки за справедливо, еднакво, логично и правно отношение към всеки в една организация или компания. Политиките определят правилата и процедурите осигуряват начини, по които трябва да се прилагат политиките.
Защо са необходими политики и процедури
Политиките и процедурите осигуряват основа за последователно поведение, независимо от състоянието или продължителността на мандата на хората, които ги прилагат. Те предлагат възможност за по-бързи отговори на въпроси или притеснения относно „какво да правят“. Тъй като те осигуряват относителна еднородност, те правят възможна по-голяма отчетност. Политиките и процедурите също помагат да се гарантира, че действията са законни и навременни.
Петстепенен план за създаването им
Първата стъпка изисква проучване на минали или настоящи политики и процедури. Разумно е да разгледате какво правят другите в тази област, за да видите какво може да липсва, особено ако вашата организация или компания се различават значително. Тези, които ще бъдат отговорни за наблюдението на политиките и процедурите, и хората, засегнати от тях, трябва да бъдат интервюирани.
Във втората стъпка, въоръжени с най-новите данни, трябва да бъдат формулирани и разпространени новите или преработени политики и процедури. Трета стъпка е фазата на изпълнение. Ако е необходимо обучение на персонала, това е моментът за провеждането му. С течение на времето, стъпка 4 се стреми да оцени какво е било приложено, така че да могат да се правят промени, ако е необходимо.
Последната стъпка, основана на текущите оценки на политиките и процедурите и промените в околната среда, се състои в актуализиране, така че процесът да остане актуален. Може да се приемат нови държавни или федерални закони или да се обнародват нови разпоредби.
Политики и процедури за човешките ресурси
Отделът за човешки ресурси е начело в списъка за необходимо изпълнение. Набирането, наемането и уволнението, прегледът на работата на персонала, времето и посещаемостта и почивката са само някои от важните области, които трябва да бъдат обхванати. Включени със сигурност ще бъдат сексуални тормози, консултанти и допълнителни ползи.
Други области, които може да изискват политики и процедури
Разплащателните ведомости, счетоводните и финансовите отдели изискват политики и процедури. Инвентаризация, снабдяване и закупуване; компютри, интранет и интернет; обслужване на клиенти, безопасност на продуктите и изземване; сигурност, възстановяване след бедствие; продажбите и маркетинга са със сигурност допълнителни области, които се нуждаят от политики и процедури.
Намиране на примери
Многобройни търговски и нестопански компании в интернет ви предлагат шаблони, които имат подходящ език в много области. Вместо да преоткривате колелото, използването на нещо, което вече е написано като основа за вашите политики и процедури, има смисъл. Това ви спестява време, увеличава вероятността за включване на важни области и помага да се гарантира спазването на правните изисквания.
Ако можете да получите политиките и процедурите на организации или фирми, ангажирани в същото предприятие като вашето, това би било полезно.
Никой източник не трябва да се счита за напълно релевантен или надежден. Колкото повече примери можете да намерите, толкова по-добре ще са вашите политики и процедури.
