Виртуалните асистенти работят като независими изпълнители, предлагащи канцеларски услуги и различни услуги, подобни на служебни секретари, административни сътрудници и чиновници. Те обикновено работят от домашен офис, оборудван с факс машина, компютър, бюро, принтер и интернет достъп. Видовете софтуер, изисквани от виртуалните помощници, зависят от тяхната индустрия. Всички виртуални помощници използват общ набор от софтуер за предоставяне на услуги и управление на бизнес.
Настолна публикация
Софтуерът за настолни издания включва текстообработка, презентации, електронни таблици и софтуер за бази данни. Виртуалните асистенти, работещи в маркетинговата индустрия, изискват издателски програми за създаване на флаери, уебсайтове, пощенски картички, покани и различни видове публикации. Други изисквания включват добавката, включваща софтуер за текстообработка, проверка на правописа и граматика, тезаурус, речник и езикови преводачи.
транскрипция
Транскрипцията се състои от записване и писане на диктовка; софтуерните програми за транскрипция улесняват възпроизвеждането на записана комуникация. Виртуалният асистент може да спре, да започне, да върне назад и да спре паузата на записа. Можете да изпратите записания препис по електронна поща, както е или като компресиран файл. От 2011 г. обичайните формати включват MP3 и WMV. Няколко софтуерни програми за запис са съвместими с различни формати.
счетоводство
Управлението на бизнеса с виртуален асистент изисква счетоводство и софтуер за фактуриране. Виртуалните асистенти, специализирани като счетоводители, трябва да използват всичко-в-едно счетоводство. Тези сътрудници могат да създават фактури, котировки и предложения; запис на плащания; и проследяване на работното време с една програма или с различни програми за настолни издания.
общуване
Комуникационният софтуер е друга необходимост за виртуалните помощници. Наличният софтуер за факс и електронна поща предлага персонализиране и готови шаблони. Виртуалните помощници могат да изберат да създадат шаблон, който да подхожда на техния бизнес имидж. Използването на интернет телефонни услуги ще намали разходите за телефонни сметки за дълги и месечни телефони. Използването на програми за електронна поща и факс онлайн изисква добра интернет връзка.
