Проектните поръчки са покупка или продажба на продукти или услуги за извършване на различни дейности, както е определено в документацията на проекта. Има няколко стъпки, за да се гарантира, че това се прави правилно. Съгласно световно признатите стандарти, определени от Института за управление на проекти (PMI) в книгата "Ръководство за органа за управление на проекти" (PMBOK), има шест групи процеси, пряко свързани с управлението на поръчките. Тези групи от процеси включват всеки аспект на договора от събиране на информация до приключване на договора.
Планиране на поръчки
Процесът на планиране на поръчките се извършва в етапа на планиране на даден проект. В този процес РМ работи с екипа, за да планира какво ще бъде закупено и / или придобито. Използваните инструменти и техники са анализ на марката или покупка, експертни оценки и видове договори. Целта е да станем възможно най-образовани във всички възможности. След като този процес приключи, екипът на PM може да започне да ограничава ключова информация.
План за договаряне
Планът за договаряне може да бъде дефиниран като използване на информацията от фазата на плана за доставки, за да се стесни информацията и да се идентифицират потенциалните продавачи. Това се случва във фазата на изпълнение на проекта. Използваните в този процес инструменти и техники са стандартни форми и експертни оценки.
Заявете отговор на продавача
Администриране на поръчките се осъществява във фазата на изпълнение на проекта. Екипът на PM е създал ясна представа за това какво ще бъде необходимо за изпълнението на проекта. Екипът събира и преглежда оферти, оферти и предложения, за да вземе информирано решение. Инструментите и техниките, използвани по време на този процес, включват конференции на участниците в търга, реклама и списък с квалифицирани продавачи.
Изберете Продавачи
След като екипът реши, те избират продавачите и започват преговори за договор. Има няколко инструмента и техники за този процес. Те включват система за претегляне, независими оценки, система за проверка, договаряне на договор, система за оценка на продавача, експертни оценки и техники за оценка на предложенията. Тези инструменти и техники помагат на екипа да претегли всички фактори и да вземе информирано решение.
Администрация на договора
Администрирането на договора става по време на фазата на мониторинг и контрол на проекта. Това е мястото, където се извършва работата. Основната функция на премиера е да управлява взаимоотношенията между купувача и продавача и да гарантира спазването на договорните задължения и условия. Инструментите и техниките, използвани по време на този процес, са система за контрол на промените в договорите, провеждани от купувача прегледи на изпълнението, инспекции и одити, отчитане на изпълнението, платежна система, управление на вземания, система за управление на документи и информационни технологии.
Закриване на договора
Процесът на закриване на договора се извършва в заключителната фаза на проекта. Работата е свършена и сега екипът ще закрие всички открити въпроси, както и ще прегледа договора, за да се увери, че всички условия са изпълнени и че всички промени, поискани по време на проекта, са завършени и отразяват измененията в договора. РП ще използва два инструмента и техники за този процес, одити на поръчките и система за управление на записите. Воденето на отчет на научените уроци ще помогне на бъдещите проекти.
