Мониторингът и оценката на процедурите за възлагане на обществени поръчки са неразделна част от управлението на организацията. Процесът на възлагане на обществени поръчки заслужава високо ниво на внимание от страна на ръководството, за да се гарантира, че то не е жертва на измами и корупция. Процедурите за възлагане на обществени поръчки трябва да включват ефективен контрол за постигане на отчетност и прозрачност. Непрекъснатото наблюдение и оценка на ръководството на процеса на възлагане на поръчки установява почтеност и спазване на законите и етичните стандарти.
Идентифицирайте съществуващите вътрешни контроли и дали контролите работят по предназначение. Не трябва да съществува възможност за премахване на контрола. Ключовите вътрешни проверки за оценка включват разделяне на задълженията, надзорни проверки, контрол на получаването, контрола върху разрешенията и контрола върху записването.
Разработете контролен списък за съответствие, за да определите дали се спазват процедурите за възлагане на обществени поръчки. Контролният списък трябва да бъде изготвен със съдействието на служителите и ръководството. Чрез участие в разработването на контролния списък служителят се обучава по същество и има по-голяма осведоменост за процеса. Добър контролен списък за съответствие укрепва съществуващите процедури и превежда целите за справедливост, откритост и конкуренция.
Извършете оценка на риска, за да очертаете или идентифицирате възможни опасения, слабости или области с висок риск. Чрез идентифициране на индикатори или „червени знамена“, организацията може да осигури наличието на адекватен вътрешен контрол за предотвратяване на нередности. Чрез идентифициране на рискове, конфликтите на интереси и честотата на измамите и корупцията могат да бъдат ограничени.
Проследяване на конкретни поръчки чрез целия процес на възлагане на обществени поръчки. Да обмислят дали обществените поръчки предвиждат открита конкуренция и дали тя е прозрачна и свободна от дискриминация за определени доставчици. Определете дали използваният метод за възлагане на поръчки е подходящ за придобитата стока или услуга и се уверете, че е адекватно документиран.
