Планът за възлагане на поръчка на проекта описва и документира всички покупки от външни доставчици, които ще са необходими за подпомагане на нуждите на конкретен проект. Проектът може да се нуждае от компютри, хартия или други консумативи в зависимост от естеството на проекта. Очертаването на нуждите на проекта и начина, по който ще се доставят доставките, дава възможност за адекватен бюджет и правилно планиране. Един добър план за възлагане на обществени поръчки също ще даде конкретни стъпки за начина на иницииране и изпълнение на покупки. Това ще гарантира, че всички оферти се предоставят справедливо и са в интерес на компанията.
Определете изискванията на плана. Включете всички цели на плана. Например, получаването на стоки от най-добрите доставчици на най-ниска цена.
Избройте екипа по снабдяването. Този списък ще включва всички страни, които ще бъдат включени в решенията за възлагане на обществени поръчки. Включете имена и информация за контакт за всяко лице или група.
Документирайте обосновката за обществената поръчка. Включете причините, поради които доставките са необходими и как ще бъдат използвани. Идентифицирайте елементите, които ще бъдат закупени през целия живот на проекта. Включете необходимото количество артикули.
Изградете времева линия, която идентифицира всички покупки, които ще бъдат направени по време на проекта. Покупките в насипно състояние или в определени периоди от годината могат да доведат до спестявания. Включете тези особености като част от времевата линия.
Определете процеса на избор на доставчик. Това включва всички стъпки, необходими за получаване на оферти. Определете минимален брой оферти, които ще бъдат получени преди избор на доставчик. Избройте всички договори или условия за плащане, които трябва да бъдат договорени, преди да изберете доставчика.
Създайте списък с задачи, които трябва да се предприемат, за да закупите елемент. Идентифицирайте всички документи, които трябва да бъдат попълнени, за да обработите поръчка за покупка. Възможно е да се наложи одобрение от ръководството на поръчките за покупка.
Съвети
-
Редовно преразглеждайте плана за обществени поръчки. Промените в условията на доставчика и други пазарни фактори могат да окажат положително или отрицателно въздействие върху плана. Настройте плана така, че да отговаря най-добре на нуждите на бизнеса.
