Ако проектът няма добър план за комуникация, той е обречен на неуспех. Основната отговорност на ръководителя на проекта е да разработи и организира ефективен и ефикасен комуникационен план. Това ще мотивира екипа на проекта и ще позволи на проекта да бъде изпълнен своевременно. Един добър план за комуникация трябва да създаде открита и прозрачна атмосфера, в която всеки да се чувства удобно, като предоставя идеи и принос. Ръководител на проекта, който действа като диктатор, ще бъде победен.
Въведение
Разработване на комуникационна стратегия: (1) Разработване и дефиниране на проекта. Като ръководител на проекта вие сте основният източник на информация. Вашата задача е да комуникирате ефективно, за да насочвате и мотивирате екипа на проекта. (2) Създаване на форум, който позволява обмена на идеи. Нека всеки от екипа знае, че техният принос е ценен. Комуникацията е диалог, а не монолог. Комуникационният план трябва да насърчава и стимулира взаимодействието и приноса на всички, които участват. (3) Изясняване на комуникационните цели. Целите на добрата комуникация трябва да дадат възможност проектът да бъде завършен ефективно и навреме. Това ще помогне да се предотвратят изненади, да се избегне дублирането и да се разкрият пропуски.
Делегирайте отговорности. Отделните членове на екипа по проекта трябва да знаят какви са техните конкретни отговорности и на кого са отговорни. Всеки трябва да знае целите на комуникацията.
Използвайте различни медии и методи, за да поддържате комуникацията актуална и да информирате всички. Това включва актуализации на имейли, бележки по проекта, срещи лице в лице и редовни доклади.
Задайте времева рамка за отчети и прегледи. В допълнение към ежедневния обмен на информация, график за срещи и крайни срокове за доклади. Това ще поддържа екипа мотивиран и структуриран. Той също така помага за приоритизиране на задачите.
Прегледайте плана за комуникация, за да се уверите, че той работи ефективно. Потърсете информация от екипа. Предоставя ли се необходимата информация своевременно. Ако не, какви подобрения могат да се направят, за да се подобри?
