Има многобройни процедури и процеси за възлагане на обществени поръчки, но има някои процедури, които трябва да бъдат общи за всички отдели за обществени поръчки. Те включват избор на доставчик, искане на информация, подаване на оферти, оценка на офертите, възлагане на договор и проверка.,
Избор на доставчик
Организациите обикновено имат предпочитан списък от одобрени доставчици, който се поддържа от отдела за обществени поръчки. Това са компании, които са преминали през процес на подбор и са установили, че най-добре отговарят на нуждите на една компания.
Заявка за информация
Когато има изискване за закупуване на стоки, които настоящите предпочитани доставчици не могат да получат, компанията обикновено ще проучи пазара. Изискването ще бъде изпратено до избрани доставчици, които ще бъдат помолени за оферта. За молби с ниска стойност се изпраща неформално искане за информация или искане за оферта до идентифицираните доставчици. За продукти с по-висока стойност ще се спазва пълен тръжен процес. Това често може да отнеме до шест месеца от идентифицирането на необходимостта от окончателното възлагане на договора.
Връщане на търгове
От доставчиците обикновено се изисква да връщат офертите си на посочен служител с определено време и дата. Офертите могат да включват описание на услугата или стоките, които доставчикът предлага, предложените разходи за извършване на необходимата работа или предоставяне на необходимите доставки, финансова информация на дружеството и всякакви въпроси, които организацията-купувач е поискала от потенциалния доставчик.
Оценка на офертите
След връщането на офертите / офертите, организацията за закупуване обикновено има определено време, в което да оцени възвръщаемостта, да вземе решение за договор и да информира както успешните, така и неуспешните доставчици. Преди изпращането на тръжните документи, организацията за закупуване ще разработи критерии за оценка, спрямо които кандидатите ще бъдат маркирани и оценени. Съображения като цена и качество са обичайни критерии за оценка.
Възлагане на договор
След като офертите бъдат оценени и оценени, доставчиците ще бъдат уведомени с одобрение или отхвърляне. Успешните доставчици също се уведомяват писмено. Най-добрата практика в областта на обществените поръчки е да предлагат на неуспешните доставчици шанс за разбор. Това им дава възможност да разберат защо офертата им не е избрана и да разберат по-добре бъдещите търгове.
Заключение по договора
След като услугата / доставката е доставена, организацията за закупуване ще провери дали са спазени качеството, количеството и спецификацията. В този момент организацията ще издаде плащане. В много случаи е обичайна практика да се проведе среща след сключване на договор между организацията за закупуване и организацията доставчик. Тя дава възможност на всяка от страните да предложи обратна връзка и да разработи документ за бъдещи договори.
