Когато една компания купува машини, превозни средства, софтуер или други продукти, които се квалифицират като активи поради тяхната дългосрочна използваемост, те се считат за капиталови разходи. Поради значителните разходи повечето компании планират предварително за тези покупки; но когато машината се разпадне или новата технология предоставя възможност на една компания да рационализира процесите, разходването на големи суми пари трябва да се претегля спрямо полезността на покупката. За да създаде политика по отношение на тези разходи, ръководството трябва да проучи историята на разходите на компанията и да направи заключения за това.
Прегледайте миналите счетоводни записи, за да определите какви са моделите на разходите за капиталови стоки и да оцените годишните непланирани разходи, дължащи се на подмяна на оборудване.
Създайте шаблон на бюджета, който включва предишен опит и планирани разходи. Изчислява се процентът на непланираните капиталови разходи и се включва надбавка за тези позиции.
Определете как в миналото са взети решения относно непланираните разходи и отбележете колко успешно са били формулирани решенията.
Напишете процедури за идентифициране на капиталови разходи, които ще отидат в бюджета, включително формуляри за искане на оферти, изисквания за оферти, изисквания за плащане, документация за необходимостта и списък на прегледите и одобренията, които трябва да се извършат преди включването на разходната позиция бюджет.
Напишете списък с действия, обхващащ как трябва да се вземат решения относно непланираните разходи. Следва да се включи надлежната проверка, прилагана към бюджетните разходи, плюс система за сравняване на очакваните разходи с предположения за приходи и оценка на нивото на риска, свързано с изразходването на тези пари.
Организирайте своята политика с въведение, в което се посочват целите на политиката, раздел, обхващащ планираните капиталови разходи и процеса на включването им в бюджета, раздел за непланираните капиталови разходи и начина, по който те трябва да бъдат оценявани, и политика за определяне на размера на обезщетение за непланирани капиталови разходи, които следва да бъдат включени в годишния бюджет.
Съвети
-
Една политика е толкова добра, колкото нейното прилагане. По време на процеса на създаване на вашата политика, изисквайте всички мениджъри, които могат да бъдат засегнати, да участват активно в неговото формулиране и да получат писмено одобрение за всеки основен елемент на политиката.
Внимание
Бъдете готови да промените новата си политика, когато възникнат случаи. Контролирането на риска от извършване на непланирани капиталови разходи включва силен и отзивчив счетоводен отдел, който може да предостави точна финансова информация в момента.
