За много предприятия изпращането и получаването на факсове е ежедневно явление. Изпращането на факс е толкова често, че е лесно да се вмъкне в случайна комуникация. След няколко прости стъпки ще ви помогне да поддържате факсовете си професионални. Практикуването на правилен факс етикет ще гарантира, че вашият бизнес поддържа професионалната репутация, която сте работили толкова трудно за изграждане.
Изпращане на факсове
Винаги помнете, че документите с факс са бизнес процес. Като такива, имайте предвид следните основни насоки:
-
Винаги включвайте заглавна страница, без никаква ненужна информация или произведения на изкуството. Включете в корицата си името и информацията за контакт, броя на страниците (включително корицата на факса), получателя и всяка друга подходяща информация. Не забравяйте, че получателят на факса може да не е единственият, който вижда документа, така че не забравяйте да запазите професионалния лист за покриване на факса.
-
След като изпратите факса си, извършете последващо обаждане до получателя. Това не изисква задълбочено обсъждане на съдържанието на факса. Вие просто потвърждавате, че факсът е получен. Подходящо е в този разговор човекът да знае, че е свободен да ви се обади с всякакви допълнителни въпроси към материалите, изпратени по факс, в удобно за тях време.
-
Използвайте дискретност, когато изпращате поверителна или поверителна информация. Ако изпращате информация от личен характер, обадете се предварително, за да уведомите лицето, че изпращате факса предварително. Един от начините да избегнете този тип проблем е да използвате онлайн услуга за факс. Тези услуги се изпращат по факс директно до персонален компютър.
-
Бъдете внимателни при изпращане на нежелани материали. Всеки, който работи в офис, знае колко дразнещи са тези реклами за по-евтина здравна застраховка и отстъпките за Хаваите могат да бъдат отстъпки. Ако изпращате нежелани факсове на клиентите си, направете го само в редките случаи, когато това е оправдано. Ако получите заявка от получател с молба да не получавате такива факсове, спазвайте техните желания и ги премахнете от списъка си.
Получаване на факсове
Както и при изпращане на факсове, има правила за етикета и за получаване на факсове:
-
Спазвайте поверителността на получените поверителни факсове. Не споделяйте лична информация с колегите си, която е предназначена единствено за гледане.
-
Не оставяйте чувствителни факсове да се намират там, където други хора биха могли да ги видят. Отнасяйте се с факсове като към всяка друга поверителна документация.
-
Ако получите факс по погрешка, уведомете подателя, като им позвъните. Обикновено се изисква да унищожите всички факсове, получени по погрешка.
