Част от работата на мениджъра е да дисциплинира служителите, които не спазват правилата. Докато едно просто устно предупреждение е достатъчно за първи път, незначителни нарушения, по-сериозни или повтарящи се нарушения изискват документирано писмено предупреждение. Това ще ви помогне не само да обясните на служителя какво е направил погрешно и какво се очаква от него, но също така ще ви позволи да запазите копие от предупреждението за досието на служителя, което може да бъде полезно по-късно. Писането на такова предупреждение може да изглежда като трудна задача, но с писмен шаблон за предупреждение процесът може да бъде доста прост.
Съвети
-
Писменото предупреждение трябва да следва стандартен образец и да включва информация, какви правила са били нарушени, подробно описание на престъплението и как служителят трябва да се подобри.
Защо да използваме писмено предупреждение
Писменото предупреждение може да бъде полезно както за служителя, така и за компанията. За служителя предупреждението може да даде ясни насоки и инструкции за това какво компанията очаква от нея и как да подобрят работата й, за да избегнат допълнителни предупреждения. За компанията писменото предупреждение може да помогне да се докаже, че са предприети действия, за да бъдат предприети по-нататъшни стъпки, ако проблемът продължи. Той също така служи като документация на проблема, в случай че служителят подаде някакъв вид правен спор по-късно, като случай на неправомерно прекратяване.
Кога да използваме тези предупреждения
Всеки бизнес ще има различни проблеми с различните служители въз основа на собствените правила на компанията и вида на хората, които работят там. Като се има предвид това, най-честата причина, поради която служителите са написани във всички отрасли, е прекомерното забавяне.
Обикновено предупредително писмо до служител се издава след устно предупреждение, но това не винаги е така. Ако е настъпило сериозно еднократно нарушение, има смисъл да се заобиколи устното предупреждение и незабавно да се получи писмено предупреждение, което може да отиде в досието на служителя. Заслужава да се отбележи, че всички устни предупреждения трябва да бъдат документирани след факта, включително часа и датата на предупреждението, и те трябва да бъдат вписани в досието на служителя, така че няма объркване относно това дали служителят има или не е бил предупреден за конкретен проблем.
Използване на писмо за порицание
Добра идея е да търсите шаблони за писмено предупреждение и писмо за дисциплина на служителите, преди да имате нужда от тях. Те трябва да бъдат персонализирани за Вашата компания и да са подготвени за употреба, преди да напишете служител. Всеки служител, който получи известие за предупреждение или дисциплина, трябва да получи същата форма, попълнена с информация, свързана с конкретния проблем, който се документира. Това ще гарантира, че всички служители са третирани справедливо и еднакво.
Винаги попълвайте всяко празно място на предварително отпечатано предупредително писмо.Ако нещо не се прилага, можете да напишете "N / A", така че е ясно, че не е приложимо и че не сте били небрежни при попълването на формуляра. Ако всъщност напишете писмо, използвайки шаблон, не е нужно да правите това, но все пак пишете писмото с най-много подробности. Предприемането на тези стъпки може да ви защити, ако по-късно възникнат правни проблеми. Поради тази причина винаги използвайте официален език и избягвайте използването на стенография или жаргон.
Въпреки че трябва да работите с шаблон, специфичният тон, използван в писмо за порицание, трябва да варира в зависимост от сериозността на нарушението. Ако служителят е закъснял няколко пъти, може просто да се съсредоточите върху коригирането на поведението и да поставите по-позитивен тон, за да го насърчите да се появи навреме. Ако служител проклина на клиент, може би ще искате да имате много по-сериозен тон, който се фокусира върху потенциалните наказания, ако той отново се заблуди.
Дайте писмото на служителя лично, а не по електронната поща, а не само като го оставите на бюрото на служителя. Можете да изберете да присъствате на свидетел или не, но не се занимавайте с въпроса публично пред останалата част от персонала. Това може да бъде трудно и неудобно, но е важно да се направи. Всъщност може да е полезно да говорите със служителя за ситуацията, тъй като тя може да смята, че писмото звучи повече или по-малко строго, отколкото сте възнамерявали да бъде, и дори вашето присъствие може да помогне да се подчертае тона, който сте възнамерявали да поемете, Можете да смекчите удара на писмото, като предложите на служителя някои положителни отзиви, но никога не го правете, ако това предизвика объркване относно сериозността на предупреждението, което издавате.
Винаги получавайте подпис от служителя, докато сте тук. Ако откаже да го подпише, помолете го да подпише писмо, в което се посочва, че той отказва да подпише предупреждението. Запазете подписаното копие за записа на служителя. Ако служителят е подписал писмо, в което заявява, че отказва да подпише предупреждението, закрепете го до писмото. Също така предоставете копие на служителя за неговите документи.
Пример за записване на служители
Писмено предупредително писмо трябва да започне с основните формалности, като тема, дата, час, вашето име, длъжност, име на служителя и длъжност, както и имената на други хора, получаващи копие от бележката. Може да искате да включите логото на фирмата си в горната част на формуляра, но това не е задължително.
Ако имате наръчник на служител, първо трябва да посочите каква част от фирмената политика е била нарушена. Можете да напишете конкретната политика или просто да включите препратка към съответния раздел на ръководството. Ако нямате наръчник, просто напишете кратко резюме на приложимите правила на компанията.
Включете дали това е първото или последното предупреждение и ако това е сериозно нарушение, обърнете внимание и на това. Предупреждението трябва да има времева рамка, което означава, че ако минава достатъчно време, предупреждението ще бъде премахнато от записа на служителя и няма да се счита за предварително предупреждение. С други думи, предишното писмено предупреждение за закъснение не трябва да се брои срещу служителя, ако тя започне да идва късно три години по-късно. Писмото все пак трябва да остане в досието на служителя за справка. Обикновено предупреждението за първи път трябва да продължи шест месеца, сериозно нарушение трябва да продължи осем месеца и последното предупреждение трябва да продължи една година, но това може да варира в зависимост от политиките на вашата компания.
След това опишете какво е станало възможно най-подробно, включително датата, часа и имената на всички участници. Не включвайте субективни данни, като например, че служителят е бил среден за друг служител. Вместо това обяснете точно какво е направил служителят, което може да се тълкува като средно. Можете да изберете да напишете описанието на събитията, описанието на събитията от служителя и описанията на свидетелите на събитията, ако тези сметки са различни. Ако използвате предварително отпечатан формуляр и няма достатъчно място, за да напишете всички важни детайли, е добре да прикачите втори лист хартия, ако е необходимо.
За да помогнете на служителя да се подобри, следвайте подробностите за това какво се е случило с начина, по който трябва да се промени поведението на служителя и колко скоро тя трябва да направи такива промени. Следвайте това с ясна подробна информация за последствията от това, ако тя не успее да коригира поведението си. Не забравяйте, че писменото предупреждение не е дисциплинарно действие, така че не забравяйте да посочите какви дисциплинарни действия ще настъпят, ако проблемът продължи. Накрая, подпишете и поставете датата на писмото, представете го на служителя и помолете я и всички свидетели на срещата да го подпишат и датят.
