Управлението на хора понякога означава издаване на предупреждения за нарушения на правилата, като например закъснение. Официално, писмено предупреждение може да е достатъчно, за да промени поведението на служител, чийто времеви лист показва навик да идва да работи късно. Ако проблемът продължава и вие сте принудени да предприемете дисциплинарни действия, писмените предупреждения служат като хартиени следи, които доказват усилията да се информира служителя за по-малко от задоволително поведение и да се даде възможност за разрешаване на проблема.
Предоставете подходяща информация за предупреждението си, като например името и фамилията на служителя, заглавието, отдела и датата на дисциплината. Отпечатайте го на бланки на фирмата или включете името и адреса на фирмата. Също така напишете пълното си име, заглавие и отдел. Адресирайте предупреждението директно на служителя.
Обяснете, че служителят е записан за закъснение, както е показано от листа за време или карта с време. Посочете конкретната дата или дати, на които е възникнало нарушението. Посочете началното време на служителя, както и времето, изброено на листа с време за всяко нарушение.
Посочете регулацията на фирмата, която изисква всички служители да са готови да работят в планираното време. Ако тази информация е публикувана в наръчник на служител или друг документ, посочете това и направете копие, за да го прикачите към предупреждението.
Посочете, че документът служи като писмено предупреждение за служителя. Ако служителят е получил предишни устни или писмени предупреждения за същата емисия, включете и датите на тях.
Подробно какво ще се случи, ако закъснението продължи. Някои компании имат строг процес, като например правило „три удара”, докато други вземат решения за всеки отделен случай. За да се обхванат всички възможности, включете изявлението: „Продължаващото закъснение подлежи на дисциплиниране до и включително прекратяване на трудовата дейност“.
Подпишете документа. Включете нотацията „cc: file“ в долната част, за да укажете, че поставяте копие в файла на служителя като формална дисциплина. Също така, имайте предвид всички други лица или отдели, които ще получат копие, като например човешки ресурси или началник на отдела. Оставете помещението или подпис и дата на служителя. Ако вашият подчинен откаже да подпише документа, посочете го на реда за подпис. Това ще покаже, че служителят е присъствал и е запознат със съдържанието на предупреждението.
Внимание
Всяка държава има свои закони за прекратяване на служителите. Консултирайте се с адвокат или юридическия ви отдел, за да се уверите, че формулировката ви е законна.
