Счетоводството е подробна бизнес функция, в която фирмите записват, отчитат и анализират финансови транзакции. Тази информация обикновено осигурява подкрепа за управленски решения и инвестиционни решения за външни заинтересовани страни. Счетоводната информация обикновено изисква документация за изготвени счетоводни отчети и отчети. Тази документация поддържа счетоводната информация и предоставя на лицето повече документи или цифри, за да оцени доклада.
Ръководства
Счетоводните наръчници документират специфичните политики и процедури, които компанията следва при работа с финансова информация. В САЩ общоприетите счетоводни принципи (GAAP) са най-авторитетните счетоводни стандарти. GAAP се основава на принципи, което означава, че компаниите имат известна свобода при прилагането на принципите към финансовата информация на компанията. Собствениците и мениджърите на фирми обаче обикновено създават ръководство, което да предоставя подкрепяща документация за специфичните методи, които използват при прилагането на общоприетите счетоводни принципи. Обществените дружества трябва също така да разкриват тази информация в своите финансови отчети, публикувани на обществеността.
Информация за транзакциите
Компаниите често изискват определена информация или документация за различни финансови транзакции. Например, служителите, които се задължават да плащат, обикновено включват поръчка за покупка, получаване на билет и фактура на продавача, когато искат подпис на собственика за проверка. Тази документация помага на собствениците да разберат целта на проверката и да проверят нейната точност и валидност. Други транзакции изискват подобна документация за счетоводни операции. Датата, сумата, целта на транзакцията, подписването на лицето, което изготвя документа, подписът за упълномощаване и друга информация може да са необходими за счетоводните операции.
Одитна пътека
Одитната пътека често е най-често срещаната процедура за документиране в счетоводството. Информацията за одитната пътека помага на хората да видят как счетоводният отдел извършва финансови и счетоводни операции. Компютъризираните счетоводни системи укрепиха процеса на следене на одита, тъй като повечето системи записват печат за време / дата, описващ подробно записа на транзакциите. Други процедури на одитна пътека включват предоставяне на първоначалния документ за сделката, ръкописни бележки, свързани с математически проверки или други изчисления, копия от дневника и печат, указващ получаването на транзакцията от дружеството или вписването в счетоводната книга.
