Робърт Кент, бивш декан на Harvard Business School, каза най-добре: "В бизнеса, комуникацията е всичко." Често наричани меки умения, комуникацията осигурява съществена връзка между всички основни функции в организацията. Когато персоналът и администрацията ефективно се ангажират с всички форми на писмена и устна комуникация, организацията подобрява своята рентабилност и доверие в бизнес общността.
Стандартизирайте методите за комуникация. Всеки човек в дадена организация има предпочитан стил на комуникация: електронна поща, гласова поща, бележки, фирмен интранет или лични разговори. Проблеми възникват, когато служителите разчитат в голяма степен на един конкретен метод, като например бележки, и избягват пряко да се занимават с колеги. Ако сте мениджър или ръководител, ясно посочете предпочитания метод за комуникация за конкретните ситуации на всички служители.
Насърчаване на повече комуникация лице в лице. Служителите могат умело да комуникират фактическа информация по електронен път чрез електронна поща, интранет, факсове и гласова поща. Но те трябва да използват по-пряк подход, когато се занимават с човешки емоции; например промоции, понижения, порицания, различия в мненията и поздравителни послания.
Практикувайте активно слушане. Преминете отвъд слушането само на съдържанието на речта на индивида. Слушайте цялото лице, като внимателно наблюдавате израженията на лицето, жестовете и промените в позата. Чуйте без присъда и се въздържайте от прекъсване. На подходящи интервали повторете онова, което смятате, че сте чули, и помолете служителя за допълнителни разяснения.
Уважавайте разнообразието. Работното място вече не е хомогенно; служителите отразяват различия във възрастта, расата, етническата принадлежност, физическите способности и сексуалната ориентация. Като мениджър или супервайзор трябва да сте наясно с различните комуникационни и работни стилове. Например, някои азиатски служители може да не се чувстват удобно с директен контакт с очите. В тези случаи комуникацията лице в лице може да бъде неудобна и стресираща.
Увеличете участието на служителите по време на срещите. Определете друг фасилитатор на всяка среща; това ще даде възможност на всеки служител да подобри уменията си за лидерство и комуникация. Започнете всяка среща с различен ледоразбивач и активно привличайте мненията на по-тихите служители.
