Компаниите използват ръководства за процедурите за административно управление, за да обучават служителите, да създават или купуват софтуер, както и да подобряват ефективността в офиса. Софтуерът е голяма част от офисните операции и изисква процедури за дефиниране на компютърни операции като сигурност, създаване на база данни и достъп, протокол за електронна поща и защита от вируси. Ръководството за процедурите често ще включва блок-схеми, които подпомагат създаването или закупуването на софтуер, който отговаря на нуждите на вашия офис.
Служителите на администрацията отговарят за обработката и управлението на документи и документи; подготовка за срещи, конференции и специални събития; организиране на пътувания; и комуникация с клиентите, ръководството, доставчиците и персонала. Ефективното ръководство за процедурите описва офис практиките ясно и възможно най-подробно. Нов служител трябва да може да се позове на ръководството за информация относно процедурите в офиса.
Елементи, от които се нуждаете
-
3-пръстеновидно свързващо вещество
-
Софтуер за текстообработка
Как се записват процедурите на административната служба
Идентифицирайте процедурите
Ръководството за процедурата за офис администрация ще се състои от няколко процедури. Започнете с най-високото ниво, повечето общи процедури и работете до най-подробните. Трябва да има схема на високо равнище, указваща как всяка процедура се вписва в тази категория. Блок-схемите правят много лесно обучението на нови служители, тъй като това е графично представяне на техния работен поток. Примерът по-долу е проста илюстрация на някои офис процедури.
1. Office Records
1.1 Закупуване на консумативи 1.2 Подаване 1.3 Обработка на поща 1.4 Планиране
1.3 Обработка на поща
1.3.3 Получаване на поща -> 1.3.4 Сортиране на поща -> Изисква незабавен отговор? -> Да -> Маркиране като спешно -> Доставяне на не -> Не маркирай -> Доставяне
Когато пишете ръководството, предоставете писмени данни за всеки подзаглавие. Например:
1.3.3 Получаване на поща Пощата се сортира в пощенската стая и се доставя до всеки пощенски контейнер на отдела до 10 часа. Асистентът на офиса взема пощата, подрежда я (виж 1.3.4) и определя дали пощата изисква незабавен отговор (виж 1.3.5).
Съберете информация за процедурата
Това е най-важната стъпка в процеса на писане и ще изисква най-много време. Уверете се, че разбирате процедурата, която описвате, и обхвата на проекта. Разберете публиката за тази процедура и как тя се вписва в процедурите на по-високо ниво. Кои са доставчиците на процедурата? Кои са собствениците и специалистите по предмета? Кои са клиентите? Когато имате ясно разбиране за горното, изпълнете следните стъпки:
- Напишете набор от въпроси за интервю. Какво трябва да знаете, за да напишете подробна процедура?
- Провеждане на интервютата и документиране на резултатите.
- Създайте блок-схема, която изобразява входа на процеса, работните стъпки и изхода.
- Прегледайте точните диаграми, които сте създали с собствениците на процеса.
Напишете ръководство за чернова
Изберете формат за ръководството и се уверете, че ръководството се съгласява с този формат. Очертайте цялото ръководство. Не искате да пренапишете ръководството, защото няма съгласие за формата или съдържанието. Използвайте папка с три пръстена, така че промените и актуализациите да могат да се правят лесно. Включете следното за всяка документирана процедура:
- Заглавие
- Въведение
- Преглед
- Дата на контрол
- Собственик на процедурата - Използвайте заглавия по подходящ начин и избягвайте използването на лични имена
- Блок-схема с описания стъпка по стъпка
- Определения
- Материали или софтуер, използвани в процедурата
- Илюстрации, таблици, диаграми и графики според случая
Прегледайте и редактирайте
Прегледайте ръководството от отговорния ръководен екип, собственика на процедурата и клиента на процедурата. Ако клиентът е външен за организацията, уверете се, че имате одобрение от ръководството, преди да поискате преглед.
Може да искате някой друг от автора да премине през всяка стъпка в процеса, за да провери неговата точност и пълнота. Ако има правни ограничения, уверете се, че вашата вътрешна правна организация преглежда ръководството за съответствие.
Анализирайте и коригирайте всички недостатъци, открити по време на процеса на преглед, и напишете окончателната версия. Получете окончателни подписи за одобрение на съответното ниво, преди да публикувате документа.
Назначаване на един собственик на ръководството, който отговаря за документирането на актуализации.
