Как да пишем бележки за доброволци на Коледното парти

Използването на служебни бележки за кандидатстване на доброволци за планиране на празничната служба е добър начин да се включат много работници и да се почувстват включени в екипа на офиса. Ефективното използване на доброволци от служители може да направи събития като коледни празници без проблеми. Съобщенията също така гарантират, че съобщението или съобщението достигат до всички целеви получатели. Когато планирате коледни партита и други офис събития, трябва да сте сигурни, че всеки, който е поканен да присъства, е запознат с датата и часа.

Елементи, от които се нуждаете

Списък на потенциалните доброволци на служителите
Информация за контакт за всички потенциални доброволци
Дата, място и час на събитието
Списък на изискванията за време и задължения на доброволеца

Определете вида на коледното парти, което вашият офис ще има. Решете дали събитието ще се проведе в офиса или извън него. Задайте бюджет. Определете броя на хората, които ще бъдат поканени, включително съпрузите или гостите на служителите. Решете дали ще се сервира алкохол и дали да се предоставят безплатни напитки или бар-кеш. Съхранявайте подробен списък с параметрите на партията, за да насочвате доброволците си при създаването му.

Определете колко служители доброволци ще трябва да организирате и улесните партията. В повечето случаи най-малко 10 доброволци ще трябва да покрият всички функции. Изберете доброволец, който да наблюдава другите доброволци. Обсъдете подробности за организацията директно с водещия доброволец. Уверете се, че всеки потенциален доброволец има време и възможност да участва, преди да определи роли.

Създайте бележка на всички потенциални доброволци, в която се посочва нуждата ви от помощ в офиса. Посочете името на служителя, който сте избрали да действа като доброволец. Уверете се, че всички доброволци разбират, че освен вас ще бъде на разположение допълнителен човек, който да работи чрез логистиката за организиране на партито. Помолете всички получатели на бележки да се свържат с вас в рамките на една седмица, за да ви уведомят дали могат да станат доброволци. Пазете списък на всички, които са се съгласили да помогнат.

Изпратете втора бележка на хората, които са доброволци. Възлагане на задачи и отговорности на отделни лица или малки групи. Например, поставете една група, която отговаря за избора на менюто за храна; втора група, която отговаря за разпространението на покани; трета група, отговаряща за декорации, партийни услуги и подаръци. Продължете да разделяте задачите, докато не бъдат обхванати всички аспекти на партията. Може да се наложи да привлечете допълнителни доброволци, ако вашата партия е голяма, формална или по-сложна, отколкото случайно събиране в офиса.

Във втората бележка, обявете график на заседанията на комисии на доброволци на партията, седмично или месечно, за организиране и подготовка. Планирайте първата среща поне четири до шест месеца преди събитието. Това ще помогне да не се пренебрегват никакви подробности и всички доброволци разбират своите отговорности и ангажименти във времето. Планирайте срещите по време на фирмата, на място, но бъдете сигурни, че те няма да повлияят отрицателно на ежедневната работа на доброволците. Помолете всички доброволци да ви информират дали ще присъстват на първата среща.

Използвайте бележки за редовно проследяване с всички доброволци по време на процеса на планиране. Посочете във всяка меморандум какво е обсъдено на последната среща и какво ще бъде обсъдено на следващото заседание. Помолете доброволците да общуват с цялата група, ако имат идеи, предложения, въпроси или притеснения, така че всеки да бъде напълно наясно с процеса на планиране.

Преди събитието, изпратете бележка на всички в офиса или фирмата си, благодарим на доброволците на служителите за работата им в подготовката за партито. Този израз на благодарност е важен за доброволците.

Съвети

Използвайте традиционен бизнес език, когато изготвяте бележки, дори и за забавни събития като коледни партита. Избягвайте използването на жаргонни термини, ругатни и съмнителен език при съставянето на бележки.