Преди да се появи популярност по електронната поща, предаването на факсове беше единственият начин за бързо изпращане на писмена комуникация. Те можеха да предоставят документи и разпечатки за няколко минути за стотици или хиляди мили. Тъй като електронната поща е влязла в широка употреба, някои компании са напълно изоставени факс машини. Все пак, факсовете съдържат някои предимства пред електронната комуникация.
Проблеми с хартията
Тъй като предаването на факсове използва хартия и електронна поща не, проблемите с хартията поставят факс комуникацията в неизгодно положение. Подобно на принтери, факс апаратите могат да изпитват задръствания с хартия. За разлика от принтери, тези задръствания на хартия могат да възникнат в една от двете машини, необходими за завършване на предаването на факс. Оригиналният документ може да заседне в изпращащия факс, което може да направи документа неизползваем, ако засядането е достатъчно тежко. На приемащата страна хартията, върху която се отпечатва, може да заседне в факс устройството, което прекъсва целия процес. Приемащата машина също може да свърши хартията и потребителят в този случай може да не осъзнае, че хартията е изчезнала за известно време. Това забавяне може да предизвика чувствителни към времето комуникации без отговор с часове или дори дни.
Процес с една стъпка
Една от най-големите предимства на факс предаванията се случва, когато човек се занимава с подписан документ или документ, който съществува само на хартиен носител. Ако този човек иска да изпрати документа в имейл, той трябва да преработи документа със скенер или многофункционален принтер. След това потребителят трябва да редактира сканираното изображение, преди да избере място на твърдия диск на компютъра, за да запише сканирания документ. Когато лицето изпрати имейла, файлът за сканиране трябва да бъде прикачен към имейла. Обратно, лице, използващо факс, просто поставя документа в устройството и натиска няколко клавиша, за да го изпрати на получателя.
Редактиране
Документите, изпратени по имейл, могат да бъдат редактирани от потребителя, докато изпратените по факс документи не могат. В ситуации, в които двете страни си сътрудничат по даден проект, възможността за редактиране на документа спомага за улесняване на това сътрудничество, като дава възможност на двамата потребители бързо да правят промени. Ако двете страни са ангажирани в състезателна връзка, предаването на факс може да бъде по-привлекателно. Естеството на факс документа на хартиен носител прави по-трудно промяната на документа, за да се опорочи или манипулира другата страна.
съчетание
Много компютри и принтери днес могат да изпращат и факсове, и електронна поща. Това означава, че цифровите файлове могат да се изпращат от компютър на факс, където се доставя като документ на хартиен носител. Тези компютри и принтери могат също да получават факс предавания от факс апарати, като осигуряват предимствата както на факса, така и на електронната поща.
