Независимо дали изпълнявате галерия или продавате собствено изкуство, фактурата може да е последната ви връзка с купувача. Изборът на формат, който се координира с вашата бланка и поддържа изображението на вашата марка, превръща фактурите в маркетингови инструменти, които оставят добро впечатление. Можете да персонализирате шаблоните, намиращи се в текстообработващата програма и специалния софтуер за фактуриране, или да създадете свои собствени. Вашето оформление обаче трябва да доведе до чист, лесен за четене документ, който групира свързаната информация.
Създаване на системи за номериране
Разработете система за номериране на работа или проект, за да организирате информацията за клиента, да следите разходите и да идентифицирате работата, изпратена на принтери, рамкови магазини и други доставчици от името на вашите клиенти. Creative Public препоръчва система, която включва номер и кратко описание. Например, 15-003-05-Ceramic-Smith, може да бъде третият проект, който сте имали през май 2015 г. за клиент на име Смит. По тази система бихте назначили 15-067-09-ArtFest на 67-ия ви проект през септември 2015 г.
Създайте отделна система за номериране, за да идентифицирате фактурите си. Фактурите за номериране улесняват подготовката и проследяването на плащанията в края на годината и дават на клиентите счетоводни отдели необходимите референтни номера. Изберете комбинация от номера с години, както е предложено от Smashing Magazine, като например 2015015 за 15-та фактура, написана през 2015 г., или препоръка за клиента плюс пореден номер за този клиент, като TA025, за 25-ия проект на Time Advertising с вас.
Задайте номер на задание и номер на фактура за работата, която искате да таксувате.
Подгответе заглавието
Въведете думата "INVOICE" в горната част на страницата, ако шаблонът ви вече няма.
Групирайте логото, името на галерията / студиото или вашето име и адрес, както и ключова информация за контакт, като например вашия телефонен номер, имейл адрес и URL адрес на уебсайт, в един раздел.
Въведете информацията на клиента, включително името на фирмата, името на лицето, което е закупило работата, както и техния адрес и телефонни номера.
Въведете данни за транзакцията
Отделете една секция в горната половина на страницата, за да отбележите датата, номера на фактурата, номера на поръчката за поръчка на клиента, ако има такъв, и номера на заданието, което сте задали на работата
Добавете дължимата сума и вашите условия на плащане, като например "Платими при получаване" или "доставени платени картини след получаване на плащането", когато доставката е обвързана с удовлетворяването на дължимата сума.
Опишете правата, които клиентът купува - за дигитални произведения - като "Само еднократна употреба. Всички препечатани и други права се връщат на художника след 30 дни". Арт юридическата фирма Stropheus препоръчва да се отбележи, че запазвате правото си на първи отказ, ако купувачът иска да препродаде вашата работа.
Предоставете вашия федерален EIN - идентификационен номер на работодателя - или вашия номер за социално осигуряване като галерии, музеи и корпоративни клиенти, които се нуждаят от тази информация за данъчно отчитане.
Избройте предлаганите от вас опции за плащане, като например чек, PayPal, квадрат или кредитна карта, и предоставете всички данни за профила, необходими на клиента, за да ви плати.
Попълнете раздел за такси
Започнете тази секция с фраза като "Услуги, предоставени по следния начин:".
Опишете задачата с достатъчно подробности, че описанието ще бъде разбрано от другите по-късно. Например вместо "Тренинг изкуство" напишете "10 илюстрации с писалка и мастило за ръководството за обслужване на колесния товарач."
Обърнете внимание на структурата на таксите си като плоска или почасова ставка плюс съответната сума в долари. Не забравяйте да включите броя на таксуваните часове при ценообразуването по час. Добавете общата цена на рекламното послание за тази секция.
Посочете всички разходи, за които желаете възстановяване. Включете достатъчно описание, така че клиентът да може да съпостави всяка договорена покупка с поддържащи разписки, които предоставяте. Добавете общо за категорията разходи.
Посочете всички депозити или аванси, направени от клиента.
Обърнете внимание на общата дължима сума, минус всички получени до момента плащания. Университетът на Kutztown в Пенсилвания препоръчва да се използват цифри и думи, като "Общо дължими: 750 долара. Седемстотин и петдесет долара".
Следвайте съветите на Freshbooks и добавете "Благодаря ви за бизнеса!" в долната част на страницата, за да увеличите шансовете си за бързо плащане.
Съвети
-
Използването на номер, различен от 001 за първата ви фактура, означава, че фирмата ви е по-установена.
Помолете клиентите да ви плащат под вашето име, освен ако нямате сметка за проверка на бизнеса във вашата фирма или в сметката си „Правене на бизнес като“ в банката си, за да избегнете проблеми с чек-касинга.
