В почти всяка област, от образованието до бизнеса и управлението на неправителствените организации, писмените предложения често са изискване за работа. Независимо дали се опитвате да осигурите финансиране за нов проект, да направите нов акаунт или да промените процес или процедура, лицата, вземащи решения, се нуждаят от ясно обяснение защо вашата идея е по-добра от другите. Писането на ефективно предложение може да ви помогне да придобиете необходимото финансиране и подкрепа за завършване на проект; лошо написано и представено предложение може да доведе до отхвърляне дори на най-солидната идея.
Провеждане на задълбочено проучване преди започване на предложението. Разберете коя е вашата аудитория и каква информация търсят. Ако отговаряте на искане за предложение, трябва да сте наясно с насоките и сроковете на предложението и да съберете допълнителните материали, които трябва да представите с предложението.
Анализирайте езика, използван от аудиторията на предложението, и потърсете ключови думи и понятия, които те редовно използват в комуникацията си. Научете се да говорите техния език и да включите това разбиране в предложението си.
Започнете с преглед на предложението си. Обобщете какво искате и защо. Представете основните моменти на Вашето предложение, без да навлизате в подробности; резюмето трябва да бъде само няколко параграфа и не повече от страница.
Посочете проблема, който се опитвате да разрешите с предложението си. Независимо дали искате средства за закупуване на нови консумативи или оборудване, или искате да бъдете избрани да завършат работа, трябва да предоставите ясни доказателства, че разбирате въпроса и какво трябва да бъде постигнато.
Обяснете как вашето решение ще реши проблема ефективно. Използвайте ясен и сбит език и подкрепете твърденията си с възможно най-много доказателства. Читателите на вашето предложение може да са скептични по отношение на вашите идеи и решения, така че бъдете готови да подкрепите твърденията си с твърди факти.
Проучете другите възможни алтернативи на вашето предложение и бъдете готови да отговорите на възраженията. Макар че не трябва да описвате други решения в предложението си, внимателно измислете решението си, така че да е ясно защо идеите ви са по-добри от другите.
Дайте конкретна информация относно бюджета, крайните срокове и работния екип за вашето предложение, ако е приложимо. Например, ако търсите средства за проект, трябва да имате възможност да предоставите на потенциалните спонсори разбивка на начина, по който ще бъдат изразходвани парите.
Представете най-добрата си работа. Внимателно редактирайте и коригирайте предложението си; най-добре е да погледнете няколко други хора, за да се уверите, че не пропускате грешки. Форматирайте предложението си, като следвате инструкциите на организацията, търсеща предложението, и я направете възможно най-привлекателна.
Внимание
Ако отговаряте на искане за предложение, следвайте указанията на издаващата агенция към писмото. Неспазването на инструкциите може да бъде основание за незабавна дисквалификация.
