Писменото предложение е метод за изготвяне на предложение в краткосрочен формат. Предложение за услуги е убедително привличане на бизнес от потенциални клиенти. Трябва да се извършат значителни изследвания, преди да се направи предложение за услуги на потенциален клиент. Ако писмото е твърде общо или ако писмото не отговаря на незадоволените нужди на клиента, писмото може бързо да приключи в кошчето. Ключовете за успешното писмо с предложения включват ясно и стегнато писмено обяснение на термините, ползите и бюджета.
Идентифициране на целевия клиент и провеждане на задълбочени изследвания. Проучване на разходите, свързани с минали услуги, включително услугите, които се използват понастоящем, цените, платени на годишна база и степента на удовлетвореност от текущите услуги. Такова разследване може да бъде завършено чрез наемане на независима компания за проучване, която да задава подобни въпроси по време на кратко обаждане. Проучете как вашият бизнес може да задоволи нуждите на тази услуга. Установете ползите от използването на услугите на вашата компания над другия или като цяло.
Оформете обхвата на предложението си в едно или две изречения. Обобщението трябва да включва името на вашата организация, това, което правите, как сте уникални, очакванията, които клиентите могат да имат за вашите услуги, очакваната цена и резултати.
Обяснете защо се приближавате до клиента. Определете какво знаете за клиента, като например: „Ние разбираме, че сте похарчили $ 9,000 миналата година в услугите за управление на документи. Тази информация е събрана от скорошно проучване, проведено чрез независимата компания за проучвания.“
Опишете проблема за клиента. Ако плаща твърде много, обяснете как и защо. Ако не използва услугите, обяснете защо трябва. Предоставете статистически данни или резултати от проучването, за да обосновете твърдението си. Посочете как клиентът ще се възползва от използването на вашите услуги.
Обобщете възможностите на бизнеса си, за да изпълните предлаганите услуги. Обяснете всяка методология, която използвате, техники, продукти, ниво на умения на служителите и основна цел при предоставянето на услугата. Ясно дефинирайте как се различавате значително от конкурентите си, без да казвате: "ние сме по-добри от нашите конкуренти".
Обсъдете ценообразуването, като предоставите на клиента очакваните разходи. Предайте допълнителни услуги, които клиентът може да добави и разходите за тези допълнителни услуги.
Затвори писмото, като благодариш на клиента. Посочете име и номер, за да може клиентът да отговори на вашето писмо или да попитате допълнително. Подпишете писмото с името и подписа на най-високопоставения орган в компанията.
