Фирмите издават дебитни и кредитни фактури, когато извършват бизнес с клиенти. Термините дебит и кредит притежават различни значения за счетоводни операции, банкови операции и фактури. Когато бизнес обменят кредитна фактура или фактура за дебитиране, тя трябва да осъзнае какво означават тези документи.
Кредитна фактура
Продавачите издават кредитни фактури по различни причини. Ако клиент съобщи за проблем със закупена стока, продавачът може да издаде кредитна фактура. Ако клиентът върне неизползвания продукт, продавачът може да издаде кредитна фактура за върнатата сума. Ако клиентът е недоволен от предоставяната услуга, продавачът може да издаде кредитна фактура на клиента. Кредитната фактура намалява сумата, която продавачът очаква да получи от клиента. Продавачът намалява своите вземания за размера на кредитната фактура и увеличава възвръщаемостта от продажбите и квотите. Купувачът намалява дължимите си сметки за размера на кредитната фактура и намалява стойността му.
Дебитна фактура
Продавачите издават фактури за дебити поради различни причини. Ако клиент пропусне срока за отстъпка за предсрочно плащане и така или иначе приспадне отстъпката, продавачът може да издаде дебитна фактура за размера на отстъпката. Ако продавачът предплати транспортните такси за клиента, продавачът може да издаде фактура за дебитиране на тези транспортни такси. Дебитна фактура увеличава сумата, която продавачът очаква да получи от клиента. Продавачът увеличава вземанията си за сумата на фактурата на дебита и увеличава приходите. Купувачът увеличава дължимите си сметки за сумата на фактурата на дебита и увеличава разходите си.
Предимства на издаването на кредитни и дебитни фактури
Кредитните и дебитните фактури предоставят няколко предимства както за купувача, така и за продавача. Първо, кредитните и дебитните фактури предоставят хартиена следа за транзакцията. Тази документация позволява на служителите на дружеството и одиторите да поддържат записи и да преглеждат минали транзакции. Кредитните и дебитните фактури също създават запис между купувача и продавача относно финансовите транзакции между двете организации.
Недостатъци на издаването на кредитни и дебитни фактури
Някои недостатъци произтичат и от издаването на кредитни и дебитни фактури. Всяка издадена кредитна или дебитна фактура създава допълнителни разходи за продавача. Продавачът поема разходите за хартия, разходите за мастило, пощенските разходи и разходите за труд, свързани със създаването на фактурите. Освен това изобилието от кредитни и дебитни фактури създава потенциал за объркване както за купувача, така и за продавача в резултат на допълнителните документи.
