Всяка сделка, която се осъществява в организация, изисква счетоводният отдел да вземе предвид финансовото си въздействие. Счетоводителят трябва да регистрира всяка сделката с финансово отражение в счетоводните документи. Много компании издават дебитни и кредитни карти на служителите си, за да намалят възстановяването на разходите, които обработват. Вместо да възстановява на служителите, компанията заплаща сметката за кредитна карта или коригира своите записи за дебитната операция. Счетоводните записи варират в зависимост от това дали служителят е използвал дебитна или кредитна карта.
Сделка с дебитна карта
Банките издават дебитни карти на служителите на компанията, за да намалят броя на проверките, които компанията трябва да отпечата. Транзакцията с дебитна карта премахва паричните средства от банковата сметка на компанията към момента на извършване на транзакцията. Служителят използва дебитна карта по същия начин, по който използва кредитна карта при извършване на покупки. Банката получава електронно известие за транзакцията и превежда парите на продавача, за да плати транзакцията.
Счетоводство на дебитни карти
Когато даден служител извършва транзакция с дебитна карта, счетоводителят на компанията трябва да актуализира финансовите отчети. Счетоводителят се свързва със служителя, за да определи за какво е сделката. Счетоводителят използва тази информация, за да определи коя сметка за сметка да използва в счетоводното записване. Счетоводителят увеличава разходната сметка и намалява парите.
Сделка с кредитна карта
Банките издават кредитни карти на служителите на компанията, за да намалят броя на отчетите за разходите, представени от служителите. Сделка с кредитна карта създава задължение за дружеството, изискващо компанията да плати на банката в края на периода. Служителят използва кредитна карта, когато прави покупки онлайн, по телефона или лично. Банката получава електронно известие за сделката. В края на периода банката добавя всички транзакции и изпраща сметка на компанията.
Счетоводство на кредитни карти
Когато служител извърши транзакция, използвайки кредитната карта, тя съхранява разписката си и пише описание на транзакцията в разписката. В края на месеца тя изпраща всичките си разписки на счетоводителя на компанията. Счетоводителят сравнява постъпленията с фактурата и проверява всички транзакции. Счетоводителят използва касовите бележки, за да определи коя сметка за разход да използва в счетоводния запис. Счетоводителят увеличава разходната сметка и намалява парите.
