За много хора запомнянето на голям брой телефонни номера е невъзможна задача. Когато някой се обади в офиса ви, трябва да имате правилния номер в момента и най-добрият начин да направите това е да запазите служебен телефонен указател. Докато големите офиси могат да имат сложни телефонни системи с електронни указатели, повечето офиси не се нуждаят от нищо подобно. С много малко усилия можете да създадете обикновена директория, за да поставите цялата необходима информация на пръстите си.
Елементи, от които се нуждаете
-
компютър
-
Софтуер за електронна таблица или профил в Google Документи
Създайте нова електронна таблица и я наречете "Office Directory". Използването на електронна таблица е лесен начин за създаване на телефонен указател за офис, който не е достатъчно голям, за да има централна система за телефонни указатели.
Добавете три заглавки на колони към електронната си таблица: Име, Офис # и Телефон. Ако искате, добавете още колони към електронната таблица и можете лесно да проследявате, например, имейл адреси и номера на факс.
Изпратете директорията (или връзката към нея, ако използвате онлайн електронна таблица) на колегите си и помолете те да попълнят своята коректна информация и да ви я изпратят обратно. Може да има офис административен асистент с част от тази информация, която можете да поискате незабавно да попълните информацията за вас.
Съберете резултатите в една електронна таблица с всички промени в нея. Сега имате работен телефонен указател за вашия офис.
Отпечатайте телефонния указател или го изпратете по имейл на останалата част от офиса си за общо ползване. Вижте Съвети по-долу за лесен начин за разпространение на телефонната директория с по-малко неприятности.
Съвети
-
Тъй като служебните телефонни номера се сменят относително често, използването на онлайн електронна таблица като Google Документи може да ви спести време и усилия. Споделете електронната таблица на телефонния указател с всички в офиса си и им позволете да правят промени, ако е необходимо, и тъй като директорията е онлайн, няма да се налага да се притеснявате за изпращане на нови копия, когато се актуализира директорията.
