В почти всяко работно място ще намерите различни типове личности. В много случаи тези личности се допълват взаимно и спомагат за ефективното и ефикасно изпълнение на работата. Проблеми обаче могат да възникнат, когато личности се сблъскат и прераснат в аргумент.
Независимо дали сте пряко замесени в спора или свидетел, може да бъдете помолени да напишете изявление за това. Ако се сблъскате с това предизвикателство, е наложително да напишете професионално писмо, което показва, че сте надежден и отговорен служител. Това писмо може да бъде записано във вашия постоянен запис на служител и е пряко отражение на вас.
Оценка на ситуацията
Запишете бележките за всичко, което е от значение за конкретния инцидент. Документирайте имената и ролите на всички участници, защо смятате, че конфликтът е започнал, развитието на събитията, всеки обменен диалог, датата и часа и т.н. Бъдете възможно най-точни и подробни. Оставете мненията на тези бележки и разчитайте само на фактите.
Започнете официалното си писмо
В зависимост от протокола на работното ви място, това писмо може да стане част от вашия постоянен запис на служителите. Трябва да го пазите професионално. Това започва с въвеждане на датата, прескачане на ред и след това въвеждане на името, титлата, името на фирмата и адреса на фирмата. След това прескочете линия.
Адресът на Вашето писмо
Напишете "Уважаеми госпожине / господин (име):" за да се обърнете към шефа си или към професионалиста по човешки ресурси, на който пишете изявлението. Прескачане на линия.
Напишете тялото на вашето писмо
Обяснете на своя ръководител или HR специалист, който пишете, за да обсъдите аргумент между определени колеги. Общувайте дали сте участвали пряко или сте свидетел. Представете съответните подробности, включително фактите в бележките, които сте записали по-рано. Обобщете всичко това в един до три параграфа, започвайки с най-важните факти и след това продължете с по-малко важните факти. Дръжте мнението си извън него и не атакувайте, не обвинявайте и не говорете отрицателно за всички колеги.
Напишете заключението на Вашето писмо
Дайте окончателна оценка на инцидента и обяснете възможната резолюция, както и желанието си да помогнете за отстраняването на ситуацията.
Подпишете писмото си
Подпишете писмото си с "Искрено" или друг професионален поздрав, пропуснете три реда и въведете вашето име и заглавие. Подпишете писмото след като бъде отпечатано.
Включете всички подходящи материали
Ако имате подходящи имейли или други материали, които са пряко свързани с аргумента, включете ги в извлечението си.
