Малкият бизнес често означава, че има по-малко хора, те имат по-малко време и често трябва да изпълняват няколко различни задачи едновременно. Определените офис процедури могат да спестят време, стрес и пари за всички участници. Стандартната процедура означава, че всички страни знаят как да действат в ежедневните си дейности и къде е окончателната отговорност.
Въпроси, свързани с човешките ресурси
Човешките ресурси са една област, в която предварително определени политики и процедури могат най-много да премахнат объркването и конфликтите. Трябва да има ясни процедури относно отсъствията, използването на телефона, заплащането за болест, исканията за ваканция, здравното осигуряване и безопасността на работното място. Често е добра идея да се състави наръчник, без значение колко малък е, за да се дадат отговори на различни въпроси преди проблемите. Конфликтите на служителите, кражбите, тормозът, насилието на работното място и други важни въпроси могат да бъдат насочени с ясни политики и процедури за управление на тези ситуации. Прегледите и предупрежденията на служителите могат да бъдат обхванати, както и датите за пакети от ползи и други въпроси.
Работни задължения
Малките офиси по-специално могат да имат затруднения да очертаят точните работни задължения на персонала. Объркването може да бъде премахнато, като се гарантира, че служителите знаят каква е тяхната работа и какви допълнителни задължения могат да бъдат привлечени. Това може да изисква организационни схеми, които показват кой поема, когато други са извън офиса в болнични или почивни дни. Ясното очертаване на това, кой има последната дума в определени области, може да извърви дълъг път към предотвратяване на объркването и усещанията в офисната мрежа. Според Smallbiztrends.com офис мениджърът най-вероятно ще бъде единственият, който ще поеме допълнителни задължения като човешки ресурси, закупуване и информационни технологии, които надхвърлят традиционните служебни задължения.
Финансови процедури
Разходите могат бързо да излязат от употреба, когато се управлява малък бизнес, така че програмата за счетоводно отчитане в офиса е от решаващо значение за добрите офис процедури. Задълженията и операциите за вземания на база ежедневно могат лесно да бъдат достъпни, за да се гарантира, че бизнесът работи в рамките на бюджетните ограничения. Достъпът до финансови данни може да бъде ограничен до тези, които трябва да знаят. Процедурите за управление на парични средства и дребни покупки трябва да бъдат ясни и лесно съхранявани. Формулярите трябва да бъдат стандартизирани за въпроси, свързани с закупуването, запасите, фактурирането и поддръжката.
