Следенето и поръчката на принтерни консумативи за голяма организация, като например училище, може да бъде предизвикателство. Всеки модел принтер използва различен тип касета с мастило или тонер, а всяка касета с мастило ще отпечата различен брой страници, преди да е необходимо да бъде сменена. Въпреки че можете да следите мастилено-касетата, поръчвайки по старомоден начин, с генериран от хартия и молив списък, създаването на електронна таблица за съхраняване на цялата необходима информация ще спести време и ще ви позволи да бюджетирате за мастилото по-ефективно с течение на времето.,
Създайте нова празна електронна таблица, за да проследявате поръчката с мастилници, като използвате програмата за електронни таблици на компютъра. Вероятно компютърът ви е дошъл с Microsoft Excel, инсталиран като част от Microsoft Office. Ако не разполагате с Excel, изтеглете и инсталирайте безплатен офис пакет, като например OpenOffice, или използвайте онлайн инструмент, като Google Docs, който можете да получите безплатно, ако се регистрирате за безплатен Gmail акаунт.
Определете коя информация искате да проследявате. Това ще варира за всеки отделен случай и едно от предимствата от използването на електронна електронна таблица е, че е лесно да промените информацията, която проследявате, като промените нуждите си. За да започнете, опитайте да проследите номера на стаята, където е инсталиран всеки принтер, типа на принтера, типовете касети с мастило или тонера, които принтерът използва, колко сте платили за мастилото и датата, на която сте поръчали последното мастило за подмяна.
Първо въведете заглавките за графите на електронната си таблица. Забележете как е конфигурирана празната електронна таблица. Има ред от числа, които се спускат по вертикалната ос и ред от букви в хоризонталния достъп. В първата клетка или ред 1 колона А въведете "Номер на стая." В ред 1 колона В въведете "Модел на принтера". "Модел на касетата с мастило" влиза в колона 1 на ред 1 и така нататък, докато не въведете заглавието на колона за всяка информация, която искате да проследите.
Изберете първия принтер, който искате да въведете в електронната си таблица, и започнете с въвеждането на номера на стая в ред 2 на колона А. Въведете модела на принтера в ред 2 в колона Б и след това продължете да въвеждате цялата съответна информация в съответната колона, включително датата, на която сте последно поръчано мастило.
Въведете информация за следващия принтер, като започнете с колона А 3 и след това въведете другите данни за този принтер във всяка подходяща колона. Продължете да въвеждате информация за всеки следващ принтер в нов ред, докато не бъдат изброени всичките ви принтери и информация за принтера. Когато приключите, запазете електронната си таблица на твърдия диск на компютъра.
Създайте допълнителни колони с празни дати, които да записвате всеки път, когато поръчвате мастило за конкретен принтер. Запазете файла на твърдия диск, когато приключите, за да можете да го използвате при следващото поръчване на консумативи.
Съвети
-
Използвайте специално форматиране, за да подчертаете важна информация или като организационна помощ. Например, използвайте удебелен шрифт за заглавия на колони и цветен шрифт, за да групирате принтерите в една и съща организационна единица. Например, можете да използвате зелено за принтери с използване на преподаватели, синьо за принтери за използване от ученици и оранжево за принтери, зададени в библиотека.
След известно време - семестър или учебна година, например - общата сума, изразходвана за мастилото на всеки принтер през този период. Можете да използвате тази информация, за да отбележите дали някои принтери се използват по-често от други, независимо дали един принтер е по-ефективен от друг и дори кои отдели или класни стаи използват най-много мастило - информация, която може да бъде полезна както за пренареждане, така и за бюджетиране цели.
