За да се осъществи комуникацията, слушателят трябва да разбере какво означава изпращачът - процес, който е по-лесно да се каже, отколкото да се направи. Комуникацията е объркана от редица въпроси, включително злоупотребата с думи и невербални послания като тон на гласа и изражението на лицето.
Сложният, многопластов и динамичен комуникационен процес може да бъде ефективен при предаване на смисъла, ако подателят разпознава многобройните пречки пред комуникацията и предприема стъпки за преодоляването им. Например, изпращачът трябва да разбере, че интерпретацията на слушателя на съобщението ще зависи от неговата лична референтна рамка.
Разпознаване на перспективата
Слушателите разглеждат всяка дискусия от техните лична референтна рамка, която включва техните приоритети, лични и културни ценности и образователни, професионални и семейни среди. Говорителят трябва да разпознае това и да създаде съобщение, което приемникът може да дешифрира ефективно.
Избягвайте стереотипите на Вашата аудитория
Необходимо е да се разгледа действителната референтна рамка на слушателя, а не това, което предполагате, че се основава на стереотипа му за него. Референтната рамка на всяко лице е уникална. Следователно, ако приемем, че слушателят отразява общ стереотип поради неговата възраст, пол или култура, е неподходящо и проблематично.
Бъдете наясно, че слушателите могат да получат различно послание
Когато слушателят чуе послание, което не съвпада с личните му убеждения и предположения, той ще има проблеми с разбирането или предприемането на действия в отговор на него. Ето защо е важно да се говори повторете съобщението често и я преформулирайте, когато е необходимо.
Формирайте връзка, а след това комуникирайте
Ако слушателят не знае говорител или има доверие в нейните пълномощия или опит, слушателят вероятно ще игнорира съобщението или ще минимизира вероятността съобщението да е валидно. Добра идея е ораторът да се опита да създаде връзка със слушателя, преди тя да се опита да убеди слушателя да предприеме някакви действия.
Приемете този жаргон може да бъде отрицателна комуникация
Хората, които не са запознати или не използват конкретни термини, могат да обмислят използването на тези термини, които са обидни или смятат, че говорителят се опитва да бъде измамен. Използвайте жаргон само когато сте сигурни, че ще бъде добре разбрано от слушателя. В противен случай ограничете речта си до сбит и ясен език.
Времето, когато съобщението ви е подходящо
За да сте сигурни, че ще имате внимание на слушателя, предайте съобщението си, когато има малка вероятност нейното внимание да бъде прекъснато от друг шум. Уверете се, че тя обръща внимание за да се максимизира възможността тя да запази информацията.
Практика за пълно разкриване
Една аудитория може да е наясно, че ораторът не дава определена информация, за да избегне справянето с възможните негативни ефекти от споделянето му. Съставено достатъчно често, задържането на информация разрушава доверието и уврежда отношенията. Най-добре е да говорите честно и да предавате всяка лоша новина директно и равномерно на всички слушатели, независимо от ролята им в организацията.
