Когато договорът свърши, сумата, която е предвидена за договора, трябва да съвпада с това, което е било изплатено. На практика може да има грешки, бонуси, които не са били спечелени, удържани такси и други места в бюджета на договора, където книгите не са балансирани. Изравняването на договора е процес на обяснение и разрешаване на всякакви финансови загуби: задълженията включват намиране на грешки, намиране на причината, изчисляване на размера и определяне как да се поправят.
канцеларска работа
Според министерството на отбраната първата задача при съгласуването на договора е да премине документите. Задълженията на служителите, работещи по съгласуване, включват сравняване на основния договор, заедно с всякакви нареждания за промяна, с фактури, платежни ваучери, официални счетоводни системи и всички вече обработени сделки. Федералното правителство е разработило компютърни системи за съгласуване, които позволяват на персонала за съвместяване да съпостави документацията, подадена по електронен път в различни отдели.
документация
Може да се окаже, че липсват документи, които правят невъзможно съгласуването на договора. В този случай работата на персонала е да направи изчерпателно претърсване на архивите, електронно и на хартиен носител, за да намери документацията. Ако някой материал не може да бъде намерен, тогава служителите трябва да направят всичко възможно с информацията, която имат.
Несъответствия
Следващото задължение на персонала е да открие причините за несъответствията. Потенциалните причини включват измама, счетоводни грешки, спад в цената на доставките или изпълнител, който все още не е върнал надплащане.
Коригиране на книгите
След като бъдат открити грешки, последното задължение на задачата за съгласуване на договора е да актуализира сметките - да ги коригира при връщане на надплатени суми или да премахне грешките или когато окончателно се подават ваучери за забавено плащане.
