QuickBooks: Типове функции

Използването на типове в QuickBooks е често неразбираема функция на програмата и също толкова често се пренебрегва или злоупотребява. Поради гъвкавостта на използването на типовете е толкова огромно, че може да се използва за следене на всякакъв вид информация, желана за клиенти, работни места, продавачи и продадени или закупени продукти. Изборът на данни, за които да следите, зависи от вида на бизнеса.

Видове доставчици

Правилното използване на типовете в рамките на програмата QuickBooks ви позволява да генерирате персонализирани отчети и пощенски списъци, като използвате данните, които имат смисъл за конкретен бизнес. Собствениците на фирми имат много опции по отношение на типовете доставчици. Някои фирми избират да използват индустрията на продавача като тип. Магазин за търговия на дребно може да създаде типове доставчици, отразяващи продуктите, които продават. Някои продавачи продават хранителни стоки и други лекарства или тютюневи изделия. Други фирми може да имат доставчици, които са специфични за географски регион, когато доставката на продукта е чувствителна по отношение на времето, те могат да създават типове въз основа на местоположенията на доставчиците.

Тези в строителната индустрия могат да изберат да въведат доставчици въз основа на вида на предоставяните услуги. Например, строителна компания може да използва бояджии, закачалки, монтажници и изпълнители на електрически и водопроводни услуги. Ако е необходимо да се създаде подтип (например, ако дадена компания използва един подизпълнител за вътрешни бояджийски работи и друг за външни работи за боядисване), това би създало общо маркирани бояджии и подтип за интериорни и екстериорни художници.

Това става чрез екрана за редактиране на доставчика при въвеждане в типа под мястото за името на бизнеса на доставчика.

Типове клиент / работа

За компаниите, които изпълняват повече от една работа за един и същ клиент, QuickBooks позволява създаването на работни места под името на клиента. Използвайте същите типове за клиентите, които се използват за доставчици, макар че географският регион на клиента може да не е толкова важен, колкото за доставчиците. Някои фирми имат клиенти на едро и дребно и като такива използват тези наименования като видове. Ако няма очевидни обозначения, използвани за отделни клиенти, използвайте типове, за да следите как клиентите са чували за бизнеса. Тези категории биха включвали „от уста на уста“, „жълти страници“, „вестникарска реклама“ или „директна поща“. В края на годината можеше да се изготви доклад, който да покаже коя маркетингова кампания е била най-успешна в генерирането на клиенти и продажби. При типовете работни места фирмите, които биха използвали функцията „работни места“, са подобни на строителните фирми. Един клиент може да накара фирмата ви да ремонтира покрив един ден и да се справи с въпроса за водопровода на друг ден. Създаването на тип работа за всяка извършена услуга помага при откриването на услугите, които предлагате, които генерират най-голям марж на печалба и тези, които в крайна сметка струват повече пари в разходите, отколкото в приходите.

Типове елементи

Типовете елементи са единственият тип, който вече е дефиниран от програмата QuickBooks. В QuickBooks са предварително зададени 12 типа елементи. Елементът е услуга или физически елемент, който се продава. Видовете елементи са следните:

1. Услуга - ако това, което продавате, е услуги, например, компания за озеленяване, създайте елемент "Косене" и го направете тип "Услуга".

2. Инвентаризационна част - в същия бизнес на ландшафта, ако продавате части за ремонт на тревата, например "Косачки", това ще бъде част от инвентаризацията.

3. Сглобяване на инвентара - Сглобяването се състои от няколко отделни инвентарни части за завършване на цял продукт. Например, ако построите стол, той ще се състои от седалка, четири крака с опора и може би възглавница за стол.

4. Части без инвентаризация - Използвайте този тип, за да категоризирате неща като офис и консумативи за почистване. Ако таксувате клиента си за елементи, необходими за завършване на работа, тези елементи ще се считат за части, които не са инвентаризация.

5. Фиксирани активи - актив, който имате, който е от съществено значение за управлението на вашия бизнес и е повече или по-малко постоянен елемент. Превозното средство, сграда или компютър биха се квалифицирали като дълготраен актив.

6. Друга такса - Ако таксите за забава за плащане, финансовите такси или разходите за транспорт, се таксуват, те ще се считат за „други такси“.

7. Междинна сума - за да включите междинна сума по клиентски фактури, трябва да създадете тип "Междинна сума". Това добавя всички елементи и дава обща сума, преди данъците върху продажбите да бъдат добавени към общата сума. Това помага, когато използвате функцията "Отстъпка", за да премахнете процент отстъпка, преди да се добавят данъци.

8. Група - Подобно на събрание на инвентара, групата се състои от елементи, които са включени в сделка за пакет. Например пълна информация за обслужването на тревата може да се състои от отделни сервизни елементи, "Косене", "Кантиране" и "Изрязване на дърво".

9. Отстъпка - Създаването на отстъпка отнема процент или фиксирана сума от междинната сума.

10. Плащане - Ако е обичайно клиентът да плати част от общата сума, която се дължи в момента на продажбата, създайте елемент за плащане, който намалява дължимата сума по фактура.

11. Данък върху продажбите - данъкът върху продажбите обикновено се изчислява на държавно и местно ниво. Тази позиция позволява създаването на отделна позиция за данък върху продажбите за държавата и за местния дискреционен данък.

12. Група за данък върху продажбите - тази позиция се състои от две или повече отделни позиции за данък върху продажбите като една група. В окръга, може да имате 1% дискреционен данък и 6% държавен данък, "групата с данъци върху продажбите" ви позволява да имате една позиция, която следи двата вида "данъчни позиции за продажби" в една и съща сделка.