"Офисът без хартия" може никога да не бъде реализиран 100%. Въпреки тежката употреба на компютъра, почти всички фирми все още се нуждаят от хартиени документи. Това представлява предизвикателство, когато компютърно зависимите фирми трябва да се свържат с данни от хартиени форми. "Преобразуването" на физически данни във виртуални системи може да се осъществи чрез ръчно въвеждане на данни, изобразяване на документи и оптично разпознаване.
Елементи, от които се нуждаете
-
Хартиени документи
-
Бюджет за оборудване и персонал
Определете бизнес целите и нуждите си. Определете дали привличате клиентски плащания, обработвате приложения или архивирате вътрешни документи. Разберете дали трябва да запазите действителните изображения на документите за електронно съхранение или просто трябва да заснемете данните от хартиен носител в компютърна база данни. Осъществяването на тези решения ще ви помогне да решите каква система за обработка на данни ще отговаря най-добре на вашите нужди.
Научноизследователски софтуерни решения. Попитайте за препратки на софтуер и доставчици от компании, които правят подобно заснемане на данни до това, което възнамерявате да направите. Попитайте дали можете да посетите работни сайтове, които извършват преобразуването на хартиен носител, което възнамерявате да направите. Най-добрият начин да изберете система е да я видите в действие. Ако записвате само малък обем данни от формуляри, можете да се измъкнете с един човек, който въвежда данни в електронна таблица на Excel. Но в съвременния бизнес това вероятно не е така. Вероятно ще трябва да намерите софтуерна система, а може би и нов хардуер, ако заснемането на документи / изображения е част от плана ви.
Сравнете софтуерните решения, които сте проучили, и изберете един. Свържете се с доставчика или доставчика на софтуер, за да започнете процеса на закупуване на системата и инсталирането му. Първата стъпка, известна като "откритие", е, когато продавачът пътува до сайта ви, за да определи точните ви нужди и най-доброто решение за тях.
Останете ангажирани с доставчика по време на откриването и по време на инсталацията. Попитайте много въпроси и поемете собствеността върху проекта; да насърчават всички служители, които ще извършват дейности по улавяне и въвеждане на данни, да направят същото.
Тествайте системата напълно. Ако има някакви грешки или пропуски в решението, най-добре е да ги намерите, докато доставчикът е на място. Това ще направи отстраняването на проблеми и разрешаването много по-бързо.
Съвети
-
Работете с реномиран доставчик и се опитайте да поискате обратна връзка от един от предишните клиенти на продавача.
