“Племенните знания” се дефинират като всяка неписана информация, която вашият бизнес, екип, група или племе използва за постигане на целите си. Проблемът с племенните знания е, когато загубите ключови членове на племето, знанието изчезва с тях. Когато документирате процедурите или процеса на фирмата си, можете да защитите тези знания и бързо да приведете новите членове в действие. Разбирането на необходимостта от документиране на "племенните знания" е важен елемент от създаването на тези документи.
Дефинирайте своите резултати
Създайте "Декларация за обхвата", като напишете опростено изявление, което идентифицира всичко, което трябва да бъде включено в този документ за документация. Ясно посочете конкретния процес, който ще бъде документиран. Посочете дали документацията на процеса отразява как действително работи процесът днес или определя как процесът трябва да работи в бъдеще.
Създайте "Матрица на собствеността", която показва кой е собственик на процеса или който притежава кои части от процеса. Тази матрица може да бъде толкова проста, колкото организационна схема или диаграма на процеса, която ясно идентифицира собствениците и информацията за контакт на собствениците.
Идентифицирайте конкретните продукти или услуги, които се документират. Обикновено това е списък, който включва всички или съответната информация, като например номера на модела, номера на частта и описанието.
Опишете ролите на участниците в процеса. Дайте ясно обяснение, основаващо се на длъжността, а не на индивидуалните способности. Обяснете какво прави тази позиция и как тя се вписва в процеса. Това може да бъде един-единствен документ, в който се описва заглавието и описанието на длъжността или пълното описание на длъжността за всяка ключова позиция в процеса.
Документирайте всяка стъпка от процеса, от началото до края, като създадете диаграма или диаграма "Процесен поток". Обикновено се създава диаграма на високо ниво, показваща основните стъпки на процеса, а схемата на ниско ниво документира стъпките на процеса, които са подчинени на всяка от основните стъпки.
Създайте подходяща документация "Политики и процедури" за всяка стъпка от процеса. Когато проучвате процеса с интервюта и изследвания, тези политики и процедури ще се появят. Съхранявайте подробни бележки, които ще послужат като основа за създаването на тези политически и процедурни документи.
Включете в документите си документ, който дава обяснение за вътрешния процес „Управление на документи“. Този документ трябва да обясни как се преглеждат и одобряват фирмените документи, както и как да се разпространяват и архивират в компанията.
Създайте документите
Инвентаризирайте съществуващите документи, за да получите ясно разбиране за това, което понастоящем е налице. Не е необходимо да изобретявате колелото, като създавате нови документи, ако същата информация е включена в съществуващите документи. Посочете кои от тези документи могат да се използват и върху които могат да бъдат изградени, и кои документи са остарели. Със завършен инвентар от съществуващи документи ще знаете какви документи липсват и трябва да бъдат създадени. Генериране на общ списък от документи, показващи състоянието на всеки документ като съществуващ, остарял или нов. Вземете тази „инвентаризация“ в ръка преди първата си среща с топ мениджъра.
Създайте "Матрица на собствеността", като прегледате всичко, което вече е на разположение, като съществуващите организационни диаграми и фирмени указатели. Имате тази "Матрица на собствеността" в ръка преди първата си среща с топ мениджъра.
Срещнете се с топ мениджъра и прегледайте „Инвентар“ и „Матрица на собствеността“. Целта на тази среща не е само да накара топ мениджъра да провери вашите изследвания, а да ги одобри и да се съгласи с плана ви. Бъдете готови за тази среща и не губете времето на топ мениджъра.
Срещнете се с всеки ръководител на отдел, след като сте направили всички промени в топ мениджъра в „Рекламни места“ и „Матрица на собствеността“. Целта на тези срещи с ръководители на отдела е да ускорят работата на този отдел и да започнат дискусии за ролята на всеки ръководител на отдела и стъпките на процеса, които те притежават. Вземете подробни бележки или запишете срещата, за да не пропуснете нищо. Докато се придвижвате напред през тези срещи на ръководителя на отдела, процесът ще се появи и ще започне да се втвърдява.
Актуализирайте всички резултати непрекъснато, докато получавате новата или по-точна информация от всеки ръководител на отдела. След последната среща на ръководителя на отдела, трябваше да изложите около половината от резултатите си.
Срещнете се с подходящите надзорни органи, водещи занаятчии и други участници в процеса, за да изясните какво действително се случва на тази стъпка от процеса. Тези хора ще бъдат идентифицирани от ръководителя на отдела по време на интервюто ви. Тези практични хора обикновено са по-информирани в стъпка по стъпка, от ден на ден, процедури в своята област на отговорност, отколкото техният ръководител на съответния отдел. Отново вземете подробни бележки и направете всичко възможно, за да бъдете подготвени, преди да се срещнете с тези хора, за да минимизирате времето, което изнасяте от натоварения им ден.
Попълнете първия си проект на всички документи. Това се нарича първи проект, но тези документи все още трябва да бъдат напълно завършени въз основа на цялата информация, която сте получили до момента.
Разпределете първите си проектодокументи, ясно обозначени като първи проект, до съответните ръководители на отдели и подчинени, за да ги прегледате. Дайте им време да прегледат напълно тези документи и да ги помолят да изгладят всички промени.
Инициирайте втори кръг от индивидуални срещи със същите ръководители на отдели и подчинени, за да прегледате всички червени линии и да се подготвите за окончателния си проект на тези документи.
Попълнете всички ревизии на червената линия. Обърнете специално внимание на промените в една стъпка, които могат да повлияят на предходната или следващата стъпка, и съответно да промените тези документи, процедури или стъпки. Подайте този окончателен проект на съответните ръководители на отдели и подчинени за окончателния им преглед.Изпратете целия окончателен проект едновременно на висшия мениджър за преглед от топ мениджъра.
Направете окончателните ревизии и ги изпратете обратно на инициатора за окончателно одобрение. Преди окончателното одобрение може да има многобройни ревизии назад и напред. Необходимо е всеки подчинен и ръководител на отдел да ви даде пълно одобрение за документите или частите от документите, които са пряко свързани с тяхната област на отговорност. Документацията ви обаче не се счита за одобрена, докато топ мениджърът не го прегледа и одобри.
Съвети
-
Интервютата могат да бъдат деликатни, тъй като прекъсвате нечии работен ден. Бъдете подготвени за тези интервюта, като разполагате с подходящи материали, като например „Схема на процеса“ или други документи, които ще помогнат на интервюто да продължи напред. Бъдете любезни и винаги се отнасяйте към всички със същото достойнство и уважение, каквито очаквате от себе си. Бъдете ефективни и поддържайте интервюто фокусирано върху конкретната цел на срещата.
